Datenschutzerklärung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs (BLHA)
- Name und Anschrift des Verantwortlichen
- Allgemeines zur Datenverarbeitung
- Spezifische Datenschutzaspekte unserer Anwendungen
- Rechte der betroffenen Person
Auf dieser Seite informieren wir Sie über Art und Umfang der Nutzung personenbezogener Daten, die das Brandenburgische Landeshauptarchiv im Rahmen seines Internetauftritts mit dessen Unterseiten und Datenbanken zur Erfüllung seiner Aufgaben erhebt und verarbeitet.
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortlicher:
Direktor des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
Am Mühlenberg 3, 14476 Potsdam
Telefon: 0331 5674-0, Telefax: 0331 5674-212
E-Mail: poststelle@blha.brandenburg.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter:
Behördliche Datenschutzbeauftragte des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
Am Mühlenberg 3, 14476 Potsdam
Telefon: 0331 5674-0, Telefax: 0331 5674-212
E-Mail: dsb@blha.brandenburg.de
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Die Nutzung unseres Webangebots ist grundsätzlich ohne Bekanntgabe personenbezogener Daten möglich.
Es werden bei einigen über unsere Webseite erreichbaren Angeboten notwendige Cookies gesetzt, ohne deren Anerkennung eine Nutzung der Seiten nicht möglich ist (Onlinerecherche Archiv- und Bibliotheksbestände). Sie dienen dazu, den letzten Stand der jeweiligen Sitzung mit den Formularinhalten, den Einträgen der Merkzettel und den Suchergebnissen für den Benutzenden festzuhalten. Sitzungs-ID und -dauer werden zudem zu statistischen Zwecken genutzt. Die Löschung dieser Daten erfolgt, ausgenommen der anonymen Sitzungs-ID sowie Dauer des Zugriffs, mit Beendigung der benutzerspezifischen Sitzung. In den Systemeinstellungen des Nutzer-Browsers können gespeicherte Cookies jederzeit gezielt gelöscht werden.
Senden Sie uns eine E-Mail, so werden Ihre Daten für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. In diesen Fällen gehen wir davon aus, dass Sie unter der mitgeteilten E-Mail-Adresse erreichbar sind, und dass wir Ihnen per E-Mail zu antworten berechtigt sind. Andernfalls weisen Sie uns bitte auf eine andere Art der Kommunikation hin.
Beim Absenden von E-Mails wird neben den Inhalten regelmäßig auch die IP-Adresse des Absenders übermittelt. Eine Auswertung der IP-Adresse findet ausschließlich im Rahmen staatlicher Maßnahmen der Strafverfolgung oder Gefahrenabwehr unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen statt.
Bitte beachten Sie, dass die Übertragung unverschlüsselter E-Mails unsicher ist. Unbefugte können die übermittelten Informationen zur Kenntnis nehmen und manipulieren. Wir empfehlen daher, schutzwürdige Nachrichten verschlüsselt oder auf dem Postweg an uns zu richten. (Informationen zur sicheren E-Mail-Kommunikation)
Für die Bestellung von Publikationen, Reproduktionen oder die Inanspruchnahme anderer gebührenpflichtiger Leistungen des Brandenburgischen Landeshauptarchivs wird nach Namen und anderen persönlichen Informationen (Wohnanschrift) gefragt, die für die Rechnungsstellung erforderlich sind. Sie sind darin frei, ob Sie diese Daten mitteilen möchten. Die Bearbeitung einer mit Zusendung von Unterlagen / Rechnung verbundenen Anfrage ohne diese Daten ist uns nicht möglich.
Postanschriften und E-Mailadressen, die im Rahmen von Anfragen oder Bestellungen angegeben werden, werden ausschließlich für die Korrespondenz beziehungsweise für den Versand von Publikationen, Bestellungen und Unterlagen verwendet. Die Dauer der Aufbewahrung von Ersuchen und Anfragen in schriftlicher und elektronischer Form bestimmt sich nach den Fristen, die für Schriftgut gemäß der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in der Landesverwaltung Brandenburg (Registraturrichtlinie – RegR) bzw. dem Aktenplan des Landeshauptarchivs gelten.
Ihre Daten werden auf besonders geschützten Servern in Deutschland gespeichert. Nur wenige Personen sind befugt, die technisch-administrative Betreuung der Server auszuführen.
Bei jedem Zugriff auf die eingesetzten Server werden Daten zu statistischen Zwecken und zur Sicherung gespeichert. Lediglich für eine begrenzte Zeit werden das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs sowie die konkrete Zieladresse erfasst. Diese Daten dienen ausschließlich zur Verbesserung unseres Webangebotes und werden nicht auf die Nutzerinnen und Nutzer rückführbar ausgewertet.
Das Brandenburgische Landeshauptarchiv behält sich indes vor, im Falle von schweren Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen und bei unzulässigen Zugriffen bzw. Zugriffsversuchen auf hier eingesetzte Server unter Zuhilfenahme einzelner Datensätze eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen.
Mit jedem Zugriff auf eine Seite aus dem Angebot des Brandenburgischen Landeshauptarchivs und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei gespeichert. Diese Daten sind nicht personenbezogen; wir können also nicht nachvollziehen, welcher Nutzende welche Daten abgerufen hat. Es werden keine IP-Adressen von Rechnern, von denen die Abrufe erfolgen, gespeichert. Personenbezogene Nutzerprofile können daher nicht gebildet werden.
Die personenbezogenen Daten in unseren einzelnen Anwendungen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt (Dauer siehe einzelne Anwendungen). Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen das Brandenburgische Landeshauptarchiv unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Benutzerspezifische Daten werden regelmäßig nicht an Dritte weitergegeben. Sie dienen ausschließlich der Beantwortung von Benutzungsanfragen. Soweit für Ihre Anfrage die Beteiligung anderer Stellen in Ihrem erklärten Interesse liegt, gibt das Brandenburgische Landeshauptarchiv Ihre Daten an die jeweils benannte Stelle weiter.
Müssen wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur
- auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist).
- wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DS-GVO),
- wenn eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder
- auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).
Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO.
Datenschutzhinweise zu Twitter
Das Landeshauptarchiv nutzt den Dienst des sozialen Netzwerkes Twitter im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des OFP-Projekts. Es ist gegenwärtig rechtlich nicht abschließend geklärt, ob und inwieweit soziale Netzwerke ihre Dienste im Einklang mit europäischen datenschutzrechtlichen Bestimmungen anbieten.
Wir machen daher ausdrücklich darauf aufmerksam, dass die seitens des Landeshauptarchivs genutzten Dienste (zurzeit Twitter) die Daten seiner Nutzerinnen und Nutzer (z.B. persönliche Informationen, IP-Adresse etc.) entsprechend ihrer Datenverwendungsrichtlinien verarbeiten und für geschäftliche Zwecke nutzen. Das Landeshauptarchiv hat keinen Einfluss auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung durch die sozialen Netzwerke. So bestehen keine Erkenntnisse darüber, in welchem Umfang, an welchem Ort und für welche Dauer die Daten gespeichert werden, inwieweit die Netzwerke bestehenden Löschpflichten nachkommen, welche Auswertungen und Verknüpfungen mit den Daten vorgenommen werden und an wen die Daten weitergegeben werden.
3. Spezifische Datenschutzaspekte unserer Anwendungen
a. ScopeQuery
b. Lesesaal (Terminbuchung, Bestellung)
Für die Nutzung der Grundaktendatenbank und der Bibliothekssuche werden keine personenbezogenen Daten erhoben.
4. Rechte der betroffenen Person
Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv zu:
Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 DS-GVO, § 11 BbgDSG)
Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben haben Sie jederzeit das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Sie auf Antrag im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben unentgeltlich Auskunft über oder Einsicht in die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie zur Herkunft, zum Empfänger und zum Zweck der Datenverarbeitung erhalten, soweit gesetzliche Vorgaben nicht entgegenstehen. Die Daten finden sich in der Regel sowohl in einem elektronischen Vorgangssystem als auch in der Vorgangsakte, die wir anlegen, um die vorliegenden Anfragen bzw. Verwaltungsvorgänge zu bearbeiten.
Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO)
Sie haben darüber hinaus ein Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer Daten, sofern die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten feststeht.
Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO, § 9 BbgDSG)
Unabhängig von der oben genannten Speicherdauer können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten erwirken, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen nach Artikel 17 Absatz 1 und 3 DS-GVO in Verbindung mit § 9 BbgDSG vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies kommt etwa für einen Zeitraum in Betracht, der es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen, sofern diese durch Sie bestritten wird, oder unter Umständen auch, wenn Sie gegen die Verarbeitung Widerspruch eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe für die Weiterspeicherung gegenüber Ihren Gründen für die Löschung überwiegen. Nach einer Einschränkung der Verarbeitung dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.
Widerspruchsrecht (Artikel 21 DS-GVO, § 13 BbgDSG)
Sie können der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns widersprechen, sofern Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine weitere Verarbeitung wird in diesen Fällen nicht erfolgen, es sei denn, durch uns werden zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.
Beschwerderecht (Artikel 77 DS-GVO)
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. Die Beschwerde ist zu richten an:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203/356-0, Telefax: 033203/356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de