Übergabe von papiergebundenen Unterlagen
Die Übergabe der durch das Brandenburgische Landeshauptarchiv als archivwürdig bewerteten Unterlagen richtet sich nach § 5 BbgArchivG. Sie muss vorab mit den zuständigen Ansprechpartnern terminlich vereinbart werden. Vor der Übergabe sollen die zu übergebenden Unterlagen in einem Übergabeverzeichnis (Handreichungen) erfasst werden. Das Übergabeverzeichnis ist nach Möglichkeit elektronisch unter Verwendung bereits gespeicherter Angaben zu erstellen und zusammen mit zwei in Papierform ausgefertigten Exemplaren dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv zu übergeben. Die anbietungspflichtige Stelle erhält nach erfolgter Eingangsrevision eine Empfangsbestätigung.
Ansprechpartner*innen
| Ressort MdFE, Ressort MWAE, Ressort MLUK, MIK Abt. V (Verfassungsschutz) Landesrechnungshof, Bundesbehörden | Anne Mauch, Referatsleitung | Tel. 0331 5674-221 | poststelle@blha.brandenburg.de |
| Landtag, Staatskanzlei, Landesbeauftragte, Ressort MSGIV, Ressort MIL, Europaabteilung (aktuell MdFE) | Anja Führer | Tel. 0331 5674-224 | poststelle@blha.brandenburg.de |
| Ressort MWFK | Karsten Süß | Herr Süß Tel. 0331 5674-244 | poststelle@blha.brandenburg.de |
| Ressort MdJ, Ressort MIK (ohne Abt. V Verfassungsschutz), Ressort MBJS | Christiane Elias | Tel. 0331 5674-218 | poststelle@blha.brandenburg.de |
Vorbereitung der Übergabe
Die anbietungspflichtige Stelle ordnet die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Übergabeverzeichnisses. Metallteile an Heftern sowie Metallteile in den Unterlagen sind zu entfernen. In Stehordnern abgelegte Unterlagen sind zu entnehmen, mit einem Deckblatt (Handreichungen) und einer stabilen Unterpappe zu versehen und auf eine Abheftmechanik aufzuziehen bzw. eine Kreuzverschnürung mit Textilköperband anzubringen.
Transport der archivwürdigen Unterlagen
Das Archivgut der anbietungspflichtigen Stelle wird im Brandenburgischen Landeshauptarchiv in 14476 Potsdam-Golm, Am Mühlenberg 3 eingelagert. Zur Vorbereitung auf den Transport werden die einzelnen Akten in der Reihenfolge ihrer Nummerierung gebündelt oder verpackt. Die Bündel oder Kartons werden ebenfalls nummeriert und aufgelistet. Die Erfassung der Akten soll in elektronischer Form (Handreichungen) erfolgen.
Empfehlungen für Verpackungsmaterialien
Materialanforderungen
Das Material muss alterungsbeständig nach DIN ISO 9706 sein. Der Hersteller muss die Qualität rechtsverbindlich garantieren:
– Rohstoff: 100% gebleichte Zellulose, frei von verholzten Fasern
– ph-Wert: 8,0 9,5, säurefrei
– alkalische Pufferung (> 4% Kalziumkarbonat)
– neutral geleimt (synthetisch)
– Oberfläche glatt und radierfest
– Mappen mit Mehrfachrillung, alle 5 mm ist eine Rillung anzubringen
– Mappen aus einem Bogen
– Kartonfarbe: hell (blau/grau, grau, hellgrau)
– kein Werbeaufdruck auf der Vorderseite der Mappe
Inhalt eines Übergabeverzeichnisses
Ein Übergabeverzeichnis soll folgende Felder enthalten:
- Lfd. Nr.
- Aktenzeichen
- Aktentitel
- Inhalt
- Bandnummer
- Laufzeit von (d. H.: angelegt am)
- Laufzeit bis
- Archivsignatur
Bei der Übergabe von Personalakten sollen folgende Angaben erfasst werden:
- Lfd. Nr.
- Name
- Vorname
- Geburtsdatum
- Tätigkeiten (Funktion, Stellenbezeichnung, Beruf u. ä.)
- Bandnummer
- Laufzeit von
- Laufzeit bis
- Archivsignatur
Übergabe von elektronischen Unterlagen
Gemäß § 4 Abs. 7 BbgArchivG sind für maschinenlesbare Datenbestände Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen der anbietenden Stelle und Brandenburgischen Landeshauptarchiv festzulegen. Langzeitarchivierung bedeutet die endgültige und dauerhafte Aufbewahrung im Archiv und die Möglichkeit ihrer späteren Benutzung.
Ansprechpartnerin für das Digitale Langzeitarchiv
Referatsleiterin Anne Mauch
E-Mail: poststelle@blha.brandenburg.de
Tel. 0331 5674-221