Hinweise zur Datenbankrecherche

Wie ist das Archiv geordnet?

Das Brandenburgische Landeshauptarchiv übernimmt von den Behörden und Einrichtungen des Landes Brandenburg die archivwürdigen Unterlagen so, wie sie dort entstanden sind. Das bedeutet, dass das Archivgut nach seiner Herkunft geordnet ist – nicht nach Orten, Themen oder Namen. Diese Ordnung des Archivs wird als Provenienzprinzip (Herkunftsprinzip) bezeichnet. Die Archivbestände gliedern sich entsprechend nach Behörden, Körperschaften, Wirtschaftsunternehmen, wissenschaftlichen Einrichtungen oder Einzelpersonen und Familien (aktenbildende Stellen).

Was suche ich und wer war für mein Thema zuständig?

Zu Beginn Ihrer Online-Recherche sollten Sie sich mit folgenden Fragen beschäftigen: Was suche ich und wer war dafür zuständig?

Die territoriale Zuständigkeit: Insbesondere bei der orts- und familiengeschichtlichen Forschung ist es wichtig zu berücksichtigen, dass sich im Laufe der Zeit die Grenzen und politischen Zuständigkeiten verändert haben. So haben sich beispielsweise Landesgrenzen verschoben oder Kreise wurden neu und umgebildet. Es ist daher wichtig zu wissen, welche Behörden zu welcher Zeit für das betreffende Gebiet zuständig waren, um anhand dieser Informationen das richtige Archiv und die relevanten Bestände herauszufinden. Für Recherchen zur territorialen Zuordnung einzelner Orte stehen verschiedene Orts- und Gemeindeverzeichnisse zur Verfügung.

Geografische Namen (z. B. Orte, Straßen), deren Schreibweisen sich geändert haben (Umbenennungen, Getrennt- / Zusammenschreibung), wurden nicht vereinheitlicht und müssen einzeln recherchiert werden.

Datenbanken verändern sich: Je nach Stand der aktuellen Bearbeitung der Bestände kann das Rechercheergebnis zu verschiedenen Zeiten unterschiedlich ausfallen.

Auch sind noch nicht alle Archivalien des Landeshauptarchivs in der Archivdatenbank erfasst. Für diese noch nicht online erfassten Archivalien liegen überwiegend gedruckte Findhilfsmittel im Lesesaal vor. Bedenken Sie also bitte: Ihre Online-Funde sind nicht unbedingt vollständig.

Welche Suchmöglichkeiten in der Datenbank habe ich?

In der Online-Recherche haben Sie verschiedene Möglichkeiten nach Beständen oder einzelnen Archivalien zu suchen: Die Volltextsuche, die Feldsuche und die Archivplansuche.

1. Die Volltextsuche

Mit der Volltextsuche suchen Sie nach Schlagworten / Indexeinträgen in allen Verzeichnungsfeldern. Durchsucht werden dabei die in der Datenbank hinterlegten Beschreibungen der Archivalien (Verzeichnungsangaben) – nicht die Dokumente/Archivalien selbst! Den Suchbereich können Sie vorab in der Archivplansuche einschränken. Das Suchergebnis zeigt dann nur Treffer aus diesem Klassifikationspunkt oder (Teil-)Bestand. Diese Einschränkung muss nach der Abfrage wieder deaktiviert werden.

Nach der Eingabe von mindestens drei Zeichen werden die entsprechend vorhandenen Indexeinträge vorgeschlagen. Operatoren / Platzhalter funktionieren nicht, ä, ö und ü werden zu a, o, u. Bindestriche werden wie Leerzeichen behandelt. Auch unterschiedliche Deklinationen müssen gesondert eingegeben werden (Beispiel siehe Bild)!

In der Volltextsuche müssen Suchbegriffe dekliniert werden

Die erweiterte Suche

In der Volltextsuche lassen sich weitere Suchoptionen anzeigen

Die erweiterten Suchoptionen ermöglichen u. a. die Suche nach Wortgruppen. Beachten Sie hier die Zeilenhilfen. Die Suche nach Wortvariationen funktioniert nur eingeschränkt und berücksichtigt unter Umständen nicht alle Variationen. Dadurch werden nicht alle der Suche entsprechenden Indexeinträge in der Trefferliste angezeigt. Deshalb empfehlen wir, alle möglichen Wortvariationen einzeln in der Suche mit allen Wörtern abzufragen.

Es ist voreingestellt, dass die gesuchten Begriffe in der Resultatliste hervorgehoben werden. (Treffer im Enthält-Feld sind allerdings erst in der Detailansicht gelb markiert.)

Sie können die Suche auch auf bestimmte Archivalienarten einschränken. Dafür wählen Sie im Bereich „Suche einschränken auf“ in der Zeile „Verzeichnungsstufen“ die gesuchten Archivalienarten aus. Beachten Sie bitte, dass nur die Stufen „Akte“, „Urkunde“, „Karte“, „Foto“, „Film“, „Plakat“ und „entnommene Archivalie“ bestellbar sind. Außerdem können z. B. Plakate, Karten und Fotos auch in Akten liegen und können somit nur über die Aktenebene gefunden werden. Aus Akten entnommene Karten können auch in der Stufe „entnommene Archivalie“ verzeichnet sein. Die Stufen „Tektonikgruppe“, „Bestandsgruppe“, „Bestand“, „Teilbestand“ und „Systematik“ sind nicht bestellbar!

Sie können die Suche auf bestimmte Archivalienarten einschränken

Für die Festlegung eines Zeitraums beachten Sie die Zeitraumsyntax in der Hilfe.

Hilfe anzeigen lassen

Den Suchbereich einschränken

Sie können für Ihre Recherche den Suchbereich vorab einschränken. Dazu öffnen Sie die Archivplansuche und durch Klicks auf die Pluszeichen öffnen Sie die Unterpunkte. Hier können Sie einen Suchbereich auswählen und markieren. Mit der Schaltfläche Ansicht auf markierte VE einschränken im linken gelben Bereich schränken Sie den Suchbereich ein. Die Resultatliste der Volltextsuche enthält dann nur Treffer aus diesem Bereich. Nach der Abfrage heben Sie diese Einschränkung wieder über die Archivplansuche auf mit der Schaltfläche Einschränkung aufheben

Das Rechercheergebnis

Das Rechercheergebnis wird in Listenform angezeigt. Bei sehr umfangreichen Ergebnissen ist die Anzeige jedoch auf maximal 1.500 Treffer begrenzt. Die Spalten können durch Klick auf die gewünschte Kategorie auf- oder absteigend sortiert werden. Der fehlende Warenkorb weist auf Benutzungseinschränkungen hin, der vorhandene Warenkorb ist kein Garant für uneingeschränkte Benutzbarkeit. Das Kasten-Symbol weist auf vorhandene Digitalisate hin, die über die Detailansicht abrufbar sind.

Liste der Fundstellen mit markiertem Suchbegriff

Die Detailansicht einzelner Fundstellen wird über einen Einfachklick geöffnet. Hier sind u. a. bei fehlendem Warenkorb Benutzungseinschränkungen erkennbar (konkrete Schutzfristen oder physische Benutzbarkeit § 11 BbgArchG). Der in der Resultatliste angegebene Zeitraum wird in der Detailansicht konkretisiert; aus einem langen Zeitraum wie 1747–1939 werden die konkreten Überlieferungsjahre (1747, 1867, 1905) 1925–1939.

Detailansicht einer Fundstelle auf Aktenebene (Datensatz)

Bei Karten und Fotos werden die in der Liste nicht angezeigten Felder „Beschreibung“ oder „Ortslagen“ sichtbar, bei Verweisen werden die für die Bestellung erforderlichen Angaben und bei Personalakten u. a. die jeweils zuletzt ausgeübte Tätigkeit angezeigt. Zurück zur Fundstellenliste gelangen Sie über die linke Menüleiste und dort über In die Liste wechseln.

Über die Schaltfläche Im Archivplan lokalisieren im linken oberen Bereich wird Ihnen das betreffende Archivale im Archivplankontext angezeigt (siehe dazu Archivplansuche). Über den Zurückpfeil des Browsers gelangen Sie wieder in die Detailansicht dieses Archivale und weiter über die Schaltfläche In die Liste wechseln im linken oberen Bereich zurück in die Resultatliste.

Zur Einschränkung großer Trefferzahlen ist eine Suche innerhalb der Resultate über die linke Menüleiste möglich. Mit dieser Schaltfläche wird die Feldsuche für die weitere Recherche innerhalb des letzten Suchresultats möglich. Alternativ kann von der Fundstellenliste aus eine erneute Volltextsuche geöffnet und im Suchbereich das letzte Suchresultat ausgewählt werden.

Das Rechercheergebnis kann als PDF-Datei angezeigt und gespeichert werden.

Vorteil der Volltextsuche: Der Suchbegriff wird in allen Feldern abgefragt

Nachteil der Volltextsuche: Aufgrund der zeichengenauen Recherche sind mehrere Abfragen erforderlich.

2. Die Feldsuche

In der Feldsuche ist die Abfrage in bis zu drei Feldern möglich

In der Feldsuche ist die Abfrage in bis zu drei Feldern mit „und“- oder „oder“-Verknüpfung nach einer Buchstabenfolge möglich. Dabei stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Titel
  • Darin: Abfrage im Enthält-Feld
  • Signatur: Abfrage nach Bestellsignatur oder Teilen davon (Bestand und Archivaliennummer)
  • Signatur Archivplan: Abfrage nur nach Archivaliennummer
  • Beschreibung: Abfrage im bei der Kartenverzeichnung vorhandenen Feld Beschreibung.

Bei der Abfrage in drei Feldern mit unterschiedlichen Verknüpfungen ist zu beachten, dass die Verknüpfung „und“ stärker ist als die Verknüpfung „oder“.

Hinter dem eingegebenen Suchwort werden automatisch Platzhalter gesetzt. Die Suche nach „Schul“ bringt im Ergebnis also auch „Schulen“, „Schulbau“, „Schulzen“…

Die Anzahl der für die Recherche verfügbaren Felder ist eingeschränkt. Eine Abfrage in dem bei der Kartenverzeichnung verwendeten Feld „Ortslagen“ ist z. B. nicht möglich.

Auch in der Feldsuche sind wie in der Volltextsuche Einschränkungen auf Suchbereich, Zeitraum und Verzeichnungsstufe möglich.

Das Rechercheergebnis wird wie bei der Volltextsuche in Listenform angezeigt (siehe dort).

Vorteil der Feldsuche: Aufgrund der Suche zum Wortstamm ist nur eine Abfrage erforderlich.

Nachteil der Feldsuche: Nicht alle Felder können geprüft werden. Dies ist u. a. bei Karten- und Urkundenrecherchen ungünstig.

3. Die Archivplansuche

Mit der Archivplansuche haben Sie die Möglichkeit, in einzelnen Beständen zu recherchieren. Wie in den Findbüchern suchen Sie hier entsprechend den Zuständigkeiten. Durch Klicks auf die Pluszeichen öffnen Sie die Gesamttektonik in einer Baumanzeige bis zur einzelnen Akte.

Die Detailansicht einzelner Verzeichnungsstufen und -einheiten wird über Doppelklick oder die linke Menüleiste Markierte VE in Detailansicht anzeigen geöffnet. Hier werden auf der Ebene „Bestand“, erkennbar am braunen Aktenschranksymbol, u. a. Informationen zur Behörden- und Bestandsgeschichte, Zitierweise und Einschränkungen in der Anzeige von Archivalien angezeigt. Dieser Hinweis kann auch auf der Systematikebene erfolgen.

Die verschiedenen Ebenen der Tektonik/ des Archivbaums

Auf der Ebene einzelner Archivalien werden sehr lange Aktentitel nicht vollständig angezeigt. Der gesamte Titel und auch vorhandene Enthält-Vermerke werden erst in der Detailansicht sichtbar.

Vorteil der Archivplansuche: Über die Zuständigkeiten werden auch Akten mit allgemeinem Titel ermittelt.

Nachteil der Archivplansuche: Zuständigkeiten und Tektonik müssen bekannt sein.

Die ermittelten Archivalien (Akten, Karten, Pläne, Fotos oder Urkunden) können nicht innerhalb der Archivdatenbank bestellt werden. Für die Bestellung kopieren Sie bitte die Signatur aus dem Signaturfeld und nutzen das Online-Angebot „Reservieren und Bestellen“ auf der Website des Archivs.