Alle Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes Brandenburg sind verpflichtet, ihre Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv unverändert anzubieten und zu übergeben (§ 4 BbgArchivG).

Die Archivar*innen entscheiden dann durch ihre Bewertung darüber, welche Unterlagen dauernd aufzubewahren sind und welche vernichtet werden (§ 5 Abs. 1 BbgArchivG).

Aus der Fülle des angebotenen Materials wird im Allgemeinen nur ein kleiner Teil wegen seiner rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart als Archivgut ausgewählt. So baut das Archiv systematisch seinen Bestand aus (Überlieferungsbildung).

Wenn die Unterlagen aus den Behörden in das Brandenburgische Landeshauptarchiv gelangt sind, beginnen Verzeichnungs- und Ordnungsarbeiten. Jede einzelne archivalische Einheit, z. B. eine Urkunde, eine Akte oder eine Karte, wird durch die Beschreibung ihres wesentlichen Inhaltes erfasst. Alle archivalischen Einheiten werden entsprechend ihrer Entstehung und nach sachlichen Zusammenhängen in Archivbeständen übersichtlich angeordnet.

Um die Herkunft des Archivgutes aus den Registraturen von Behörden, Institutionen oder Personen erkennbar zu halten, wird es in Provenienzen (Herkunftsbestände) gegliedert. Die Ergebnisse dieser Arbeiten sind in der Archivdatenbank sowie in Registern, Bestandsübersichten, Findbüchern sowie sachthematischen Inventaren zu finden. Die digitalen und analogen Findhilfsmittel ermöglichen eine zielgerichtete Suche nach den vorhandenen archivalischen Quellen.

Das Brandenburgische Landeshauptarchiv hat die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen (§ 6 Abs. 3 BbgArchivG) .

Historische Unterlagen haben im Laufe der Jahrhunderte unter vielfältigen Beeinträchtigungen wie etwa Kriegen, Überschwemmungen, Bränden, Mäuse- und Insektenfraß gelitten. Den Zerfall der seit Mitte des 19. Jahrhunderts verwendeten Papiere mit ihren hohen Anteilen an saurer Leimung und Holzschliff zu verzögern, ist eine der Herausforderungen der Bestandserhaltung, für die das Landeshauptarchiv zuständig ist.

Um neue Schäden zu vermeiden, ist das Thema der vorbeugenden Maßnahmen immer bedeutsamer geworden. Bestandserhaltung umfasst neben der Restaurierung auch die sachgerechte Lagerung, Verpackung und den pfleglichen Umgang mit dem Archivgut. Nach und nach digitalisiert das Landeshauptarchiv ausgewählte Bestände. So können Forschende die Archivalien räumlich und zeitlich unabhängig vom Archiv nutzen. Gleichzeitig schont die digitale Nutzung die einzigartigen Originale.

Die dauerhafte Sicherung der Informationen, die auch oder nur elektronisch gespeichert sind, sowie ihre Bereitstellung für die Benutzung zählen zu den zentralen Aufgaben, die sich aus dem gegenwärtigen Umbruch hin zu digital enstehendem Schriftgut ergeben. Konservierung, Restaurierung und neue Informationstechniken sind kostspielige Faktoren der Archivierung, die notwenig sind, um unser kulturelles Erbe, unser historisches Langzeitgedächtnis zu erhalten.

Nach § 3 Abs. 4 BbgArchivG wirkt das Landeshauptarchiv an der Auswertung des von ihm verwahrten Archivgutes sowie an der Erforschung und Vermittlung insbesondere der deutschen und brandenburgischen Geschichte sowie der Orts- und Landesgeschichte mit.

Eine Hauptaufgabe der Archivar*innen besteht in der Auskunftstätigkeit für die öffentliche Verwaltung sowie für alle Bürger*innen. Hinzu kommen wissenschaftliche Anfragen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte. Diese beantwortet das Archiv mit Hinweisen auf die einschlägigen aussagekräftigen Archivbestände. Auf dem Gebiet der Kommunalheraldik hat das Landeshauptarchiv durch die Verordnung über kommunale Hoheitszeichen vom 6. September 2000 (GVBl. II S. 339) die Aufgabe des fachkundigen Gutachters inne.

Das Landeshauptarchiv pflegt die Zusammenarbeit mit den landesgeschichtlichen Forschungsgremien und allen an der brandenburgischen Landesgeschichte interessierten wissenschaftlichen Einrichtungen. Es berät Museen in der Auswahl von Exponaten für regionale und überregionale Ausstellungen und ermöglicht Leihgaben. Im Rahmen der historisch-politischen Bildungsarbeit informiert es die interessierte Öffentlichkeit in Ausstellungen, Führungen und Seminaren sowie durch die Mitarbeit in Presse und Fachzeitschriften über seine Aufgaben und seine Quellen.

Nach § 3 Abs. 2 BbgArchivG berät das Brandenburgische Landshauptarchiv die anbietungspflichtigen Stellen des Landes bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen. Die Beratung umfasst die Schriftgutverwaltung in der Behörde, die Erarbeitung und ggf. Begutachtung von Registraturhilfsmitteln (Registraturordnungen, Aktenplänen) und dient der Vorbereitung der durch die Behörde zu tätigenden Aussonderungen.
(Behördenberatung)