Glossar zur Schriftgutverwaltung, Anbietung und Übergabe

• siehe Übergabe

• siehe Übergabeverzeichnis

• sind nicht Bestandteil der Aktenplangruppen, sondern ein zusätzlicher Ordnungsrahmen für das Zuordnen von Akten, z. B. als Anlage zum Aktenplan
• auf der Ebene der Betreffseinheit des Aktenplans können Ableitungen gebildet werden
• müssen in Absprache mit der Organisationseinheit erfolgen, die den Aktenplan verwaltet und fortschreibt
• Formen:

1. Feste Ableitung: Ergänzende Ordnungsmöglichkeit nach festgeschriebenen Merkmalen, z. B. feste Abkürzungen für Bundesländer, Landkreise, Haushaltstitel.

2. Freie Ableitung: Dient der sachlichen Untergliederung einer Betreffseinheit

•  umfasst die Ablage von Schriftstücken in geeigneten Schriftgutbehältern und die technische Lagerung der Schriftgutbehälter in der Registratur bzw. Altregistratur  

• siehe Registraturtypen

• geordnete Zusammenstellung zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge mit eigener Inhaltsbezeichnung
• trägt als eindeutiges Identifikationsmerkmal ein eigenes Aktenzeichen
• siehe auch: Aktenarten, Aktentypen

• Papierakte: Umfasst ausschließlich analoges Schriftgut/Papierschriftstücke
• Hybridakte: Setzt sich aus Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form zusammen, die in Teilakten verwaltet werden, diese müssen aufeinander verweisen
• elektronische Akte (E-Akte): Besteht ausschließlich aus elektronischem Schriftgut (Metadaten, Dateien, E-Mails etc.) und wird in einem Dokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet

• Verfahren in der archivischen Bewertung von Akten
• ist die Durchsicht jeder Akte (= Einzelbewertung) oder auch stichprobenartige Durchsicht von Aktengruppen in einer Behörde/Einrichtung durch das bewertende Archiv
• stellt ein sehr zeitaufwändiges Verfahren dar
• ist notwendig, wenn die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnisses zu unpräzise sind
• sollte für die Listenbewertung weitestgehend reduziert werden, da die Bewertungsentscheidung personen- und situationsbedingt ist
• in Vorbereitung der Erarbeitung eines Bewertungskatalogs oder auch eines Bewertungsmodells notwendig

• Organisationseinheit, die die Akten entsprechend ihrer im Geschäftsverteilungsplan abgebildeten Zuständigkeiten bildet und für die Dauer ihrer aktuellen Nutzung verwahrt

• archivische Bezeichnung für Stellen, die ihre Akten zur Übernahme anbieten und übergeben

• fortlaufende, einmalige Nummerierung des zu übergebenden Archivguts
• wird in Absprache mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv für jede zu übergebende archivwürdige Akte eindeutig vergeben
• ist Teil der späteren Archivsignatur
• siehe auch: Archivsignatur

• hierarchischer Ordnungsrahmen für die Aktenbildung und -kennzeichnung
• ermöglicht den Zugriff auf die Akten nach Sachgesichtspunkten
• beinhaltet die Darstellung aller behördlichen Aufgaben
• ist sachbezogen und systematisch gegliedert

• Teilaktenplan: Wird nur von einer Organisationseinheit innerhalb einer Behörde/einer Einrichtung verwendet; es existieren mehrere Teilaktenpläne nebeneinander
• Gesamtaktenplan: Wird von allen Organisationseinheiten einer Behörde/Einrichtung verwendet z. B. Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur
• Einheitsaktenplan: Wird von mehreren – meist gleichförmigen – Behörden/Einrichtungen verwendet z. B. staatliche Schulämter
• Ressortaktenplan: Wird vom Ministerium und den nachgeordneten Behörden/Einrichtungen eines Ressorts verwendet z. B. Ministerium des Innern und für Kommunales
• Gesamt- oder Generalaktenplan: Wird (bundesweit) von allen Behörden/Einrichtungen eines Ressorts verwendet z. B. Generalaktenplan der Justiz, Gesamtaktenplan für die Finanzverwaltung

• Nummer oder alphanumerisches Kurzzeichen für eine Betreffseinheit im Aktenplan

• kennzeichnet Inhalt und Entstehungszweck einer Akte
• ist bei Sach- und Serienakten die konkretisierte Betreffsbezeichnung aus dem Aktenplan

• Sachakten
• Einzelsachakte: Enthält nur einen Sachverhalt, betrifft einen Geschäftsvorgang
• Sammelsachakte: Enthält Schriftstücke mit fehlender inhaltlicher und formaler Begrenzung
• Sondersachakte: Nach einem formalen Merkmal oder inhaltlich normierten Querschnittsaspekt (z. B. Presseäußerungen, Stellungnahmen, Statistik, Organisation)
• Fallakte: Durch ein bestimmtes formales Merkmal gekennzeichnet (z. B. Namen, Kundennummer, fortlaufende Nummer)
• Serienakten (nach Schriftstückarten wie z. B. Protokolle, Rundschreiben)
• Korrespondenzakten (Zusammenstellung nach einer bestimmten Korrespondenzstelle)
• Handakten: Dienen dem persönlichen Wissensmanagement und dürfen keine Originale aus dem Verwaltungsvorgang beinhalten
• Mitwirkungsakten: Umfassen Kopien der Dokumente, die im Rahmen der Mitzeichnung (Beteiligung/Mitwirkung) entstanden sind, die entstandenen Zuarbeiten sind in der federführenden Akte abgelegt

• Verzeichnis aller (auf Grundlage des Aktenplans) tatsächlich gebildeten Akten in einer Organisationseinheit bzw. einer Behörde/Einrichtung
• dient dem Nachweis des gesamten Aktenbestands
• als Form kommen Liste, Kartei (veraltet) und Datei in Frage
• Mindestangaben sind:
• Aktenzeichen Aktentitel Laufzeit von (Anlegedatum bzw. Eröffnung der Akte)
• Laufzeit bis (z.d.A.-Datum bzw. Schließung der Akte, Weglegedatum)
• Aufbewahrungsfrist in Jahren Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Jahreszahl)
• Standort (Angabe zum Aufbewahrungsort) Ausleihe zum Nachweis des Aktenverbleibs

• setzt sich zusammen aus dem Kennzeichen des Aktenplans, das um ein Ableitungskennzeichen ergänzt sein kann, der Ordnungsnummer und ggf. dem Kennzeichen der Sachakte
• formaler Aufbau bei Sachakten:

1. aktenführende Stelle (Organisationskurzzeichen)

2. Aktenplankennzeichen und ggf. Ableitungskennzeichen

3. lfd. Nr. der Akte

• bei Fallakten, z. B. in der Gerichtsbarkeit setzt sich das Aktenzeichen aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Registerzeichen, einer Laufnummer und dem Eingangsjahrgang zusammen (3 C 695/06)

• verwaltet und verwahrt behördenintern das nicht mehr für die laufende Bearbeitung benötigte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist jedoch noch nicht abgelaufen ist
• eingeschränkter Zugriff (nicht behördenöffentlich), Ablageform richtet sich nach der Häufigkeit des Zugriffs, das Raumklima ist für die Länge der Aufbewahrungsfrist angemessen (siehe: Hinweise des BLHA für die Ausstattung von Registraturen)

• Verpflichtung öffentlicher Stellen, alle Unterlagen, die sie nicht mehr für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, dem zuständigen Archiv zur Bewertung und Übernahme spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten (§ 4 Absatz 1 BbgArchivG)
• Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, unterliegen ebenfalls der Anbietungspflicht
• ist auch im § 9 des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten im Land Brandenburg (Brandenburgisches Datenschutzgesetz – BbgDSG) verankert

• siehe Aussonderungsverzeichnis

• hier öffentliche Archive: Institutionen, denen Verwaltungen und Einrichtungen in öffentlicher Hand ihr nicht mehr für die Bearbeitung oder den Rückgriff benötigtes Schriftgut zur Übernahme anbieten müssen
• das zuständige öffentliche Archiv richtet sich nach dem Belegenheitsprinzip (örtliche Zuständigkeit) und nach der Organisationsform (Bundesbehörde, Landesbehörde, Behörden der Kommune)
• siehe auch: Brandenburgisches Landeshauptarchiv

• alle als archivwürdig ausgewählten Unterlagen, welche bei den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder deren Vereinigungen sowie bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern oder sonstigen Stellen des Landes entstanden sind und in ein öffentliches Archiv übernommen wurden
• die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt gemäß § 5 Absatz 1 BbgArchivG ausschließlich dem zuständigen Archiv, bei Landesbehörden des Landes Brandenburg dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv

• setzt sich aus der Bestandsbezeichnung und der Archivnummer zusammen
• dient der eindeutigen Identifikation von Archivgut
• wird für die Bestellung und Ausleihe von Unterlagen aus dem Zwischenarchiv oder dem Endarchiv durch die abgebende Stelle oder Nutzer*innen benötigt

• legt die Dauer in Jahren fest, in dem Schriftgut nach seiner Schließung noch für einen Bearbeitungsrückgriff in der Behörde/Einrichtung bereitzuhalten ist
• ist z. T. in Fachgesetzen oder Verordnungen (z. B. Aufbewahrungsbestimmungen) festgelegt
• ist (sofern nicht aus anderen Vorgaben ersichtlich) für jede Betreffseinheit des Aktenplans bzw. Fallaktenserie festzulegen
• ergibt sich aus Bearbeitungsinteresse, z. B. Rechtssicherung, der Wirtschaftlichkeit und Datenschutzvorgaben (vgl. auch Anlage 1 d der Registraturrichtline – RegR Anlage 1 der GGO in der Fassung vom 15. März 2016)

• Archivgut kann durch die aktenabliefernde Stelle zur Erfüllung ihrer Aufgaben gem. § 7 BbgArchivG ausgeliehen werden
• Zwischenarchivgut kann jederzeit durch die aktenabliefernde Stelle ausgeliehen werden, siehe auch: Zwischenarchiv

• schrittweise und kontrollierte Verringerung des vorhandenen Schriftguts unter Beachtung der Anbietungspflicht gemäß § 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG
• auch Abgabe von Schriftgut an andere Behörden/Einrichtungen infolge von Aufgabenverlagerung
• Überführung des nicht mehr laufend benötigten Schriftguts in die Altschriftgutverwaltung (Altregistratur oder Zwischenarchiv)
• Anbietung des Schriftguts, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, an das zuständige Archiv
• Form und Ablauf der Anbietung und Übergabe von archivwürdig bewertetem Schriftgut wird in der „Handreichung zur Anbietung und Übergabe “ erläutert
• datenschutzgerechte Vernichtung des nicht archivwürdigen Schriftguts gemäß § 14 Registraturrichtlinie – RegR (Anlage 1 der GGO in der Fassung vom 15. März 2016)

• listet das gesamte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, für die Bewertung durch das Brandenburgische Landeshauptarchiv auf
• ist elektronisch unter Verwendung des Aktenverzeichnisses und/oder Aussonderungskatalogs zu erstellen
• wird in elektronischer Form per E-Mail an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt
• umfasst für jede auszusondernde Akte die Angaben:
• Aktenzeichen
• Aktentitel
• Inhaltsbezeichnung
• Bandnummer
• Organisationseinheit
• Laufzeit von (Anlegedatum bzw. Eröffnung der Akte oder ältestes Schriftstück)
• Laufzeit bis (z.d.A.-Datum bzw. Schließung der Akte, Weglegedatum oder jüngstes Schriftstück)
• Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Bemerkungen
• Leerspalte für: Bewertungsentscheidung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
• Siehe auch: Musterdatei Anbietungsverzeichnisse

• archivisches Bewertungsverfahren zur Auswahl von Archivgut, z. B. bei Fallakten
• bewusste Stichprobe wie z. B. Buchstabenauswahl, Geburtsmonate oder -jahre, jahrgangsweise
• Zufallsstichprobe mit Zufallszahlen unter Verwendung von Standardsoftware oder spezieller Software des Registraturbildners
• Beispielarchivierung nach definierten Kriterien
• siehe auch: Bewertung

• kann innerhalb einer Akte gebildet werden, wenn der Aktenumfang dies erfordert und der Schriftgutbehälter kein weiteres Schriftgut mehr aufnehmen kann
• serielles Schriftgut (Protokolle, Rundschreiben, Erlasse) eines bestimmten Zeitraums (z. B. jahrgangsweise) wird in Bänden chronologisch abgelegt

• siehe Registraturtypen

• das BLHA berät gemäß § 3 Absatz 2 BbgArchivG die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte, Einrichtungen, Landesbetriebe und -anstalten bei der Schriftgutverwaltung, insbesondere der Registraturorganisation und der Aussonderung von Schriftgut
• das BLHA stellt Informationen zur Lagerung und Erhaltung des Schriftguts bereit

• Informationen aus dem Schriftgut oder das Schriftgut selbst wird für die Bearbeitung bereitgestellt
• umfasst auch die Bereitstellung von Informationen und die Vorlage von Schriftgut für Betroffene und deren Rechtsvertreter im Vollzug des Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetzes (AIG)
• Formen:

1. Beifügen von Unterlagen zu einem bestehenden Vorgang

2. Wiedervorlage von Vorgängen oder Akten 3. Übersendung von Akten an andere Behörden

• Feststellung der Archivwürdigkeit von Schriftgut durch das zuständige Archiv
• Kriterien sind z. B.:
• Authentizität und Quellenwert (Originalität bzw. Federführung)
• Informationswert, der sich aus dem Akteninhalt ergibt
• Evidenzwert, der sich aus dem Entstehungszusammenhang des Schriftguts, seiner Entstehungszeit und der Bedeutung der aktenführenden Stelle ergibt
• Schaffung dauernder Rechtssicherheit gegenüber dem Bürger
• Schaffung einer Ersatzüberlieferung bei Überlieferungsverlusten oder –lücken
• Verfahren
• Vollarchivierung bei herausragender Bedeutung der Angelegenheit
• Auswahlarchivierung
• Totalkassation wegen vorübergehender Bedeutung und offensichtlich sehr geringem historischen Wert der Angelegenheit
• siehe auch: Auswahlverfahren für massenhaft gleichförmiges Schriftgut

• wird in der Regel auf der Basis des Aktenplans für eine Behörde/Einrichtung durch das Archiv angefertigt
• legt für jede Betreffseinheit nach Prüfung formaler und inhaltlicher Kriterien (meist nach vorheriger Aktenautopsie) fest, ob die darunter angelegten Akten archivwürdig sind oder vernichtet werden können
• erfordert detaillierte Kenntnisse des Organisationsaufbaus und der Arbeitsweise einer Behörde/Einrichtung
• sichert Transparenz und Kontinuität der Bewertungsentscheidung für einen längeren Zeitraum
• stärkt die Eigenverantwortung der abgabepflichtigen Stellen
• erfordert kontinuierliche Fortschreibung und engen Kontakt zur abliefernden Stelle um Überlieferungsverluste zu vermeiden, z. B. bei Aufgabenverlagerung, Änderung des Aktenplans oder der Aktenführung
• kann in einer Vereinbarung über Ausnahmen von der Anbietungspflicht gem. § 4 Abs. 6 BbgArchivG schriftlich festgelegt werden

• ist ein archivisches Instrumentarium, Bewertungsentscheidungen in einem Modell übergreifend zu ermitteln und festzulegen
• wird für Querschnitts- und Fachaufgaben der gesamten Verwaltung (Land, Kommune) erarbeitet und bezieht die Unterlagen mehrerer Organisationseinheiten oder Behörden ein
• setzt die genaue Kenntnis der Schriftgutverwaltung und der Geschäftsprozesse voraus
• z. B. das Bewertungsmodell über Haushaltsschriftgut bezieht die Unterlagen über Aufstellung und Durchführung des Landeshaushalts des federführend zuständigen Finanzministeriums, bei den Beauftragten des Haushalts in den Fachministerien und aller nachgeordneten Stellen in die Betrachtung mit ein

• stellt transparent und nachvollziehbar die getroffenen archivischen Bewertungsentscheidungen dar
• wird z. B. im Rahmen der sogenannten Listenbewertung für jedes Aussonderungsverzeichnis gefertigt
• hält die grundsätzlichen Motive der Bewertungsentscheidung fest
• Inhalt:
• aktenanbietende Stelle/Registraturbildner
• zeitliche Angaben zum Bewertungsvorgang
• Nennung des bewertenden Archivars
• Umfang des bewerteten Schriftguts
• summarische Begründung der Entscheidung nach Aktenplanpositionen oder einzelne Begründung für jede Akte
• Aussonderungsverzeichnis mit Einzelentscheidungen

• siehe Bewertungsprotokoll

• Einrichtung des Landes im Sinne von § 12 Absatz 1 des Landesorganisationsgesetzes vom 25. April 1991 (GVBl. S. 148) im Geschäftsbereich des für das Archivwesen zuständigen Landesministeriums
• zuständig für das Archivgut des Landes und damit zuständiges staatliches Archiv für die bei den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten entstandenen Unterlagen
• ist auch zuständig für Unterlagen von nachgeordneten Stellen des Bundes mit örtlich begrenzter Zuständigkeit im Sinne von § 7 des Bundesarchivgesetzes
• übernimmt auch Archivgut von juristischen Personen des öffentlichen Rechts und von kommunalen Stellen sofern diese kein eigenes Archiv unterhalten
• unterhält gemäß § 5 Absatz 5 BbgArchivG ein Zwischenarchiv für die obersten Landesbehörden
• übernimmt im Einvernehmen mit den Eigentümern auch Unterlagen natürlicher oder juristischer Personen des Privatrechts oder sonstige Unterlagen aufgrund letztwilliger Verfügungen oder Schenkungen (§ 14 Absatz 3 BbgArchivG)
• berät gemäß § 3 Absatz 2 BbgArchivG die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen
• entscheidet gemäß § 5 Absatz 1 BbgArchivG über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen
• verwahrt die archivwürdigen Unterlagen auf Dauer und erschließt sie um sie allgemein nutzbar zu machen und für die Benutzung bereit zu stellen (§ 3 Absatz 1 BbgArchivG)

• ein- oder mehrseitiges Schriftstück ggf. mit Anlagen, das papiergebunden oder elektronisch erstellt und verwaltet wird (Fax, E-Mail, Datenbank und andere Dateien)
• bei elektronischen Dokumenten gehören auch alle ergänzenden Angaben (z. B. Metainformationen, Zeichnungsdaten und Geschäftsgangsvermerke), die zum Verständnis der Informationen notwendig sind dazu

• siehe Aktenarten/-formen
• in Brandenburg richten sich die Bestimmungen nach § 7 des Gesetzes über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg (Brandenburgisches E-Government-Gesetz - BbgEGovG
• z. B. Landesstandard für unmittelbare Landesverwaltung EL.DOK 2.0 mit dem Client winCube der Firma SER

• Vollständigkeits- und Schadenskontrolle der in das BLHA übergebenen Akten

• gemeint ist die Anbietung von Schriftgut durch die Stellen des Landes gemäß § 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG

• Hauptverantwortung für die Bearbeitung eines Vorgangs gemäß den Festlegungen des Geschäftsverteilungsplans
• umfasst die Verantwortung dafür, dass alle Stellen, deren Beteiligung zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich war, tatsächlich beteiligt und alle Geschäftsgangvermerke beachtet worden sind
• kann im Aktenplan für jede Betreffseinheit konkret festgelegt werden
• stellt ein wichtiges archivisches Bewertungskriterium dar um die Originale von Mehrfachüberlieferungen (Wissensmanagement- oder Handakten) zu unterscheiden
• siehe auch: § 9 GGO in der Fassung vom 15. März 2016

• umfasst die Eingangs- und Vorgangsbearbeitung (Eingang, Bearbeitung, Ausgang) im Geschäftsvorfall
• weitere Veranlassungen und Bearbeitungsschritte werden durch Geschäftsgangvermerk verfügt
• kann mündlich und schriftlich vollzogen werden
• ein mündlich vollzogener Geschäftsgang bedarf der nachträglichen schriftlichen Dokumentation
• Dokumentenarten im Geschäftsgang:
• Entwurf: Bearbeitungsstadium z. B. eines Bescheids, der zur Ab- oder Mitzeichnung vorgelegt wird
• Erlass: Entscheidung oder Anordnung einer übergeordneten Behörde, enthält ggf. Weisungen, geht der Erlass an mehrere Stellen, wird er als Runderlass bezeichnet
• Reinschrift: Ausfertigung eines Bescheids für die Versendung, enthält das Datum der Schlusszeichnung bzw. eine eigenhändige Unterschrift
• Verfügung: Anordnungen über die Bearbeitung einer Angelegenheit, die festlegt, wie und in welcher Reihenfolge die Bearbeitung erfolgen soll; wird dazu fortlaufend nummeriert; Kürzel „V” steht vor dem 1. Verfügungspunkt; ist zu jedem Vorgang zu fertigen
• Vermerk/Aktenvermerk: skizzenhafte Aufzeichnung des wesentlichen Inhalts über Ergebnisse von Dienstreisen, Rücksprachen, Weisungen, Auskünfte, die vorgangsrelevante und begründende Sachverhalte beinhaltet
• siehe auch: § 11 GGO und Richtlinie für die Vorgangsbearbeitung (Anlage 3 der GGO) in der Fassung vom 15. März 2016

• gibt die sachliche Gliederung der Aufgaben einer Behörde/Einrichtung wieder
• enthält Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen
• grenzt die Arbeitsgebiete voneinander ab
• ordnet den Bediensteten eigene Aufgabengebiete zu

• ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für ein- und ausgehende Schriftstücke im Briefkopf
• Aufbau z. B.:

1. Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, ggf. einschließlich Stellenzeichen

2. Aktenplankennzeichen oder Aktenzeichen

3. Tagebuchnummer/Jahr oder Aktennummer und Dokumentennummer

• wird in Dokumentenmanagementsystemen automatisch aus den o. g. Angaben erzeugt, z. B. mit dem Aktenplankennzeichen und dem Vorgangskennzeichen

• siehe Vernichtung

• die archivische Bewertungsentscheidung wird auf Grundlage eines Aussonderungsverzeichnisses für jede einzelne auf diesem Verzeichnis gelistete Akte getroffen
• sind die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnisses zu unpräzise, müssen Aktenautopsien vorgenommen werden, da sonst Fehlentscheidungen getroffen werden können

• sind beschreibende inhaltliche Merkmale sowie formale Ordnungsmerkmale zu Dokumenten, Vorgängen und Akten

• ist die vom Federführenden zu verantwortende Beteiligung anderer Organisationseinheiten, die zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich ist
• siehe auch: § 9 der GGO in der Fassung vom 15. März 2016

• Stufen
• Zusammenfassung von Schriftstücken zu Vorgängen
• Ablegen oder Anordnen von Schriftstücken in einer Akte
• Reihen der Akten durch die aktenführende Stelle oder die Registratursiehe auch: Registrieren
• Formen
• numerische Ordnung: Ablage nach fortlaufenden Nummern, wird oft bei Serienschriftstücken verwendet (z. B. Rundschreiben, Protokolle)
• alphabetische Ordnung: Grundlage ist die DIN 5007-01 „ABC-Regeln“, wird meist bei personenbezogenen Akten bzw. Schriftstücken verwendet
• geografische Ordnung: Findet bei überwiegend örtlichen Gesichtspunkten Anwendung
• sachbezogene Ordnung: Bildung von Vorgängen (gleicher Betreff)
• Arten der Reihung/Heftung
• kaufmännisch: Jüngstes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle
• buchmäßig („Behördenablage“): Ältestes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle

• weist alle eingehenden Schriftstücke und deren Verbleib sowie deren abschließende Bearbeitung (Ausgang) nach
• dient zur Kontrolle der Vollständigkeit der Bearbeitung
• erleichtert die Zuordnung zu bereits bestehenden Vorgängen und deren Bereitstellung
• Inhalt z. B.:
• Eingangsdatum
• Geschäftszeichen
• Absender
• Betreff
• Federführung (Organisationseinheit oder Bearbeiter)
• Ausgangsdatum
• kann in analoger oder digitaler Form geführt werden

• räumliche und/oder funktionelle Institution zur Verwaltung von Schriftgut in einer Behörde
• Aufgaben
• Anlegen von Akten
• Vergabe von Aktenzeichen
• Zuordnung von Dokumenten zu (vorhandenen) Vorgängen
• Zuordnung von Vorgängen zu Akten
• Verwaltung von Akten
• Bereitstellung von Akten
• Anforderungen an Registraturräume sollten denen an Archivmagazine nicht nachstehen (siehe: Hinweise des BLHA zur Ausstattung von Registraturen)

• siehe Registraturordnung

• größere Abteilungs-, Zentral- oder Altregistraturen sollten für diese Aufgaben ausgebildetes qualifiziertes Personal einsetzen, z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste
• sollten keine ausgebildeten Beschäftigte zur Verfügung stehen, sollten die Möglichkeiten einer berufsbegleitenden Ausbildung, mindestens aber Fortbildungsangebote der Landesakademie für öffentliche Verwaltung genutzt werden

• regelt die Grundsätze des Geschäftsgangs und die Ablauforganisation der Schriftgutverwaltung innerhalb einer Behörde/Einrichtung
• sollte sich an die Registraturrichtline des Landes Brandenburg (Anlage 1 der GGO in der Fassung vom 15. März 2016) anlehnen

• Zentralregistratur: Verwaltet und verwahrt organisationsübergreifend den gesamten Aktenbestand einer Behörde/Einrichtung
• dezentrale Registratur: Wird für Organisationseinheiten getrennt geführt, z. B. Abteilungsregistratur
• Bearbeiterregistratur/Bearbeiterablage: Das entstehende Registraturgut bei der Bearbeiterin oder beim Bearbeiter (Ablage am Arbeitsplatz) wird unter Aktenzeichenvergabe abgelegt (zu den Akten genommen) wird und für die Dauer seiner aktuellen Nutzung aufbewahrt
• siehe auch: Altregistratur

• dient dem zum leichteren Wiederauffinden von Dokumenten und Akten
• Bearbeitungsstand einer Angelegenheit ist schnell rekonstruierbar
• Stufe 1: Nachweis aller ein- und ausgehenden Schriftstücke in Postdatei- oder -tagebuch
• Stufe 2: Beschriftung und Nachweis aller Akten in einem Aktenverzeichnis
• siehe auch: Ordnen

• Übernahme der Verantwortung für den Inhalt des Entwurfs im jeweiligen Zuständigkeitsbereich
• der zur Abzeichnung oder Schlusszeichnung vorgelegte Entwurf kann förmlich oder sachlich geändert werden, nicht jedoch der interne Vermerk bzw. Bericht des Federführenden

• sind alle bei der Erfüllung der Aufgaben erstellten und/oder empfangenen Dokumente und ihre Anlagen, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung

• dient der Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit und Kontinuität des Verwaltungshandelns im Sinne von Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes („Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden“)
• internationaler Qualitätsstandard DIN ISO 15489-1 („records management“)
• organisatorische Bezeichnung für den Aufgabenträger in der Behörde/Einrichtung (Registratur)
• inhaltliche Aufgaben: Registrieren, Ordnen, Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut
• siehe auch: Registratur

• Vorbereitung und Transport archivwürdigen Schriftguts an das Brandenburgische Landeshauptarchiv
• siehe auch: Abgabe

• listet alle zur Abgabe/Übergabe an das Brandenburgische Landeshauptarchiv bestimmten archivwürdigen Akten in tabellarischer Form
• Beleg für die Übernahme archivwürdigen Schriftguts für die abgebende Behörde/Einrichtung
• wird in Papierform den zu übergebenden Akten beigelegt und in elektronischer Form per E-Mail an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt
• enthält folgende Angaben zu den einzelnen Akten: Archivsignatur, Aktenzeichen, Aktentitel, Inhaltsbezeichnung, Bandnummer, Organisationseinheit, Zeitraum von, Zeitraum bis, Bemerkungen

• richtet sich nach § 4 Absatz 6 BbgArchivG und kann zwischen dem zuständigen öffentlichen Archiv und der anbietenden Stelle oder, im Falle von Behörden, Gerichten und Stellen des Landes, der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde abgeschlossen werden
• stellt für bestimmte vorab festgelegte Unterlagenarten die aktenanbietende Stelle von der Anbietungspflicht frei
• legt z. B. im Aktenplan Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen vorab fest
• legt z. B. bei Fallakten den Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen fest
• auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung kann verzichtet werden

• darf erst dann erfolgen, wenn die Genehmigung durch das BLHA erteilt wurde (datenschutzgerecht gemäß § 14 Registraturrichtlinie – RegR)

• Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten zu einer Angelegenheit/eines zu bearbeitenden Geschäftsvorfalls
• Teileinheit einer Akte

• Übernahme der Verantwortung für:
• Inhalt und Form des Dokuments
• die richtige Ausführung eines ihm erteilten Auftrags
• die Beteiligung derjenigen, deren Mitwirkung vorgeschrieben oder erforderlich ist
• die ordnungsgemäße Weiterbehandlung des Vorgangs
• als Form kommt Unterschrift oder Paraphe (Namenskürzel) in Frage
• siehe auch: § 11 GGO und Richtlinie für die Vorgangsbearbeitung (Anlage 3 der GGO) in der Fassung vom 15. März 2016

• siehe Registraturtypen

• Einrichtung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs, die der Aufbewahrung von Unterlagen der obersten Landesbehörden dient, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und aus denen das Archivgut noch nicht ausgewählt worden ist (§ 2 Absatz 4 BbgArchivG)
• nähere Bestimmungen richten sich nach der Zwischenarchivordnung vom 1. März 2019

• umfasst die von einem öffentlichen Archiv zur vorläufigen Aufbewahrung in ein Zwischenarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind
• liegt weiterhin in der Verantwortung der abgebenden Stelle und kann durch diese ausgeliehen werden
• eine Benutzung dieser Unterlagen durch Dritte ist nur mit Zustimmung der abgebenden Stelle möglich
• wird durch das BLHA entsprechend seiner endgültigen Bewertungsentscheidung nach Ablauf der durch die abgebenden Stellen festgelegten Aufbewahrungsfristen entweder in den Archivgutbestand überführt oder vernichtet