Digitale Unterlagen

E-Akten liegen in sogenannten Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS/VBS) vor. In diesen Systemen lassen sich Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten als Teil eines Vorgangs bzw. einer Akte mit Zeichnungsinformationen (Verfügungen, Vermerken) ablegen und verwalten.

Ein IT-Verfahren dient der automatisierten Verarbeitung von Daten zu einem bestimmten, abgegrenzten Zweck. Mit einem IT-Verfahren werden Verwaltungsprozesse ganz oder teilweise unterstützt oder ausgeführt.

IT-Verfahren kommen überall dort zum Einsatz, wo massenhaft Daten erhoben und verarbeitet werden (Registerführung, Personalbewirtschaftung, Steuerberechnung, Umweltüberwachung, etc.).

Sie ermöglichen die Erfassung, Bearbeitung und Speicherung formalisierter Einzelinformationen, sodass nach diesen Informationen recherchiert werden kann und sie zu Berichten, Bescheiden oder anderen (Datenbank-) Auszügen zusammengestellt werden können.

Die Dokumente/Zusammenstellungen sind über Schnittstellen exportierbar, sodass sie außerhalb des IT-Verfahrens weiter genutzt werden können (z. B. Veraktung in E-Akte).

Das Archivgesetz legt fest, dass Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab mit dem Landeshauptarchiv abzustimmen sind.

Das Brandenburgische Archivgesetz bildet die Grundlage für die Aussonderung digitaler Unterlagen.

Die dauerhafte Aufbewahrung digitaler Unterlagen im Brandenburgischen Landeshauptarchiv findet im digitalen Archiv statt.

Weitere Informationen

Der Aussonderungsprozess (Anbietung, Bewertung, Übergabe/Vernichtung) für E-Akten wird zentral zwischen der für das E-Aktensystem zuständigen Stelle und dem Landeshauptarchiv technisch und organisatorisch abgestimmt.

Aktuell befindet sich das Landeshauptarchiv in Abstimmung zu folgenden E-Aktensystemen und IT-Verfahren:

- EL.DOK 2.0 mit dem Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK)

- VIS mit dem Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Klimaschutz (MLUK)

- ELVIS mit dem Landtag Brandenburg

Sofern konkrete Prozesse festgelegt sind, werden diese hier zur Verfügung gestellt.

IT-Verfahren kommen, anders als E-Aktensysteme, häufig nur in einzelnen Behörden zum Einsatz. Entsprechend erfolgt die Anbietung dezentral durch die Behörde.

Zur Anbietung eines IT-Verfahrens füllen Sie die „Checkliste IT-Verfahren“ [Verlinkung] aus und übersenden Sie an die für Ihre Behörde zuständige Ansprechperson.

Die Entscheidung, welche der angebotenen Unterlagen dauerhaft zu archivieren, also archivwürdig sind bzw. welche nicht archivwürdig sind und vernichtet werden dürfen, ist die Aufgabe des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.

Anhand von fachlichen Kriterien wird der bleibende rechtliche, politische, wirtschaftliche, soziale oder kulturelle Wert der Unterlagen beurteilt. Für die Bewertung von Fachverfahren dient die Checkliste als wichtige Grundlage für Gespräche zwischen Archivar*in und anbietender Stelle, um die Verwendung, die Funktionsweise sowie die Aktenrelevanz der im Fachverfahren hinterlegten Daten analysieren zu können.

Diese Bewertungsentscheidung wird der abgebenden Stelle schriftlich mitgeteilt und bildet die Grundlage für die weiteren Schritte der Aussonderung.

Gegebenenfalls wird eine schriftliche Vereinbarung zwischen Landeshauptarchiv und Behörde geschlossen, die Art und Umfang sowie die Form künftige Anbietungen und Übergaben von Daten aus IT-Verfahren regelt.

Art und Umfang sowie die Form der Übergabe von Daten aus IT-Verfahren wird zwischen dem Landeshauptarchiv und der anbietenden Stelle festgelegt.

Daten, die vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv als nicht archivwürdig bewertet und nicht übernommen werden, dürfen von der anbietenden Stelle nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.

Eine Übersicht finden Sie unter Kontakte für Behörden/Ansprechpartner*innen.