Aussonderung von Papierakten
Mit der Aussonderung von Unterlagen, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, entlasten die abgebenden Stellen des Landes ihre Registratur.
Sie schaffen außerdem eine Grundlage für die dauerhafte Sicherung von Unterlagen, die im Zuge der Aussonderung vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv als archivwürdig bewertet werden.
Eine Aussonderung ist in der Regel durch vier Phasen gekennzeichnet und bedarf der kontinuierlichen Zusammenarbeit von abgebender Stelle und dem Landeshauptarchiv. Das Brandenburgische Archivgesetz bildet die Grundlage für das Aussonderungsverfahren.
Mit der Aussonderung von Unterlagen, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, entlasten die abgebenden Stellen des Landes ihre Registratur.
Sie schaffen außerdem eine Grundlage für die dauerhafte Sicherung von Unterlagen, die im Zuge der Aussonderung vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv als archivwürdig bewertet werden.
Eine Aussonderung ist in der Regel durch vier Phasen gekennzeichnet und bedarf der kontinuierlichen Zusammenarbeit von abgebender Stelle und dem Landeshauptarchiv. Das Brandenburgische Archivgesetz bildet die Grundlage für das Aussonderungsverfahren.
Kontakt
Brandenburgisches Landeshauptarchiv
Referat 21 – Landtag, Landesregierung, Landesbehörden, mittlere und untere Bundesbehörden, nichtstaatliches Archivgut ab 1990
Brandenburgisches Landeshauptarchiv
Referat 21 – Landtag, Landesregierung, Landesbehörden, mittlere und untere Bundesbehörden, nichtstaatliches Archivgut ab 1990
Weitere Themen
Anbietungspflicht
Alle Unterlagen, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv angeboten werden.
Die Anbietungspflicht erstreckt sich auf die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes Brandenburg.
Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.
Für die Anbietung werden die aussonderungsfähigen Unterlagen in einem Anbietungsverzeichnis erfasst. Das Verzeichnis wird dem Landeshauptarchiv elektronisch zugeschickt.
| PDF – Handreichung zur Anbietung und Übergabe von Papierakten |
| Excel – Anbietungsverzeichnis Sachakten |
| Excel – Anbietungsverzeichnis Personalakten |
Alle Unterlagen, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv angeboten werden.
Die Anbietungspflicht erstreckt sich auf die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes Brandenburg.
Anzubieten sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten oder Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.
Für die Anbietung werden die aussonderungsfähigen Unterlagen in einem Anbietungsverzeichnis erfasst. Das Verzeichnis wird dem Landeshauptarchiv elektronisch zugeschickt.
| PDF – Handreichung zur Anbietung und Übergabe von Papierakten |
| Excel – Anbietungsverzeichnis Sachakten |
| Excel – Anbietungsverzeichnis Personalakten |
Bewertung
Die Entscheidung, welche der angebotenen Unterlagen dauerhaft zu archivieren, d. h. archivwürdig sind bzw. welche nicht archivwürdig sind und vernichtet werden dürfen, ist die Aufgabe des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.
Anhand von fachlichen Kriterien wird der bleibende rechtliche, politische, wirtschaftliche, soziale oder kulturelle Wert der Unterlagen beurteilt.
Diese Bewertungsentscheidung wird der abgebenden Stelle schriftlich mitgeteilt und bildet die Grundlage für die weiteren Schritte der Aussonderung.
Die Entscheidung, welche der angebotenen Unterlagen dauerhaft zu archivieren, d. h. archivwürdig sind bzw. welche nicht archivwürdig sind und vernichtet werden dürfen, ist die Aufgabe des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.
Anhand von fachlichen Kriterien wird der bleibende rechtliche, politische, wirtschaftliche, soziale oder kulturelle Wert der Unterlagen beurteilt.
Diese Bewertungsentscheidung wird der abgebenden Stelle schriftlich mitgeteilt und bildet die Grundlage für die weiteren Schritte der Aussonderung.
Übergabe
Nach Mitteilung der Bewertungsentscheidung werden die als archivwürdig bewerteten Unterlagen von der abgebenden Stelle für die Übergabe in das Brandenburgische Landeshauptarchiv vorbereitet. Hierzu wird von der abgebenden Stelle ein Übergabeverzeichnis erstellt, an das Landeshauptarchiv geschickt und ein Termin für die Übergabe abgestimmt.
| PDF – Handreichung zur Anbietung und Übergabe von Papierakten |
| Excel – Übergabeverzeichnis Sachakten |
| Excel – Übergabeverzeichnis Personalakten |
Nach Mitteilung der Bewertungsentscheidung werden die als archivwürdig bewerteten Unterlagen von der abgebenden Stelle für die Übergabe in das Brandenburgische Landeshauptarchiv vorbereitet. Hierzu wird von der abgebenden Stelle ein Übergabeverzeichnis erstellt, an das Landeshauptarchiv geschickt und ein Termin für die Übergabe abgestimmt.
| PDF – Handreichung zur Anbietung und Übergabe von Papierakten |
| Excel – Übergabeverzeichnis Sachakten |
| Excel – Übergabeverzeichnis Personalakten |
Vernichtung
Unterlagen, die vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv als nicht archivwürdig bewertet und nicht übernommen werden, dürfen von der abgebenden Stelle nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.
Unterlagen, die vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv als nicht archivwürdig bewertet und nicht übernommen werden, dürfen von der abgebenden Stelle nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.
Weitere Informationen
| [PDF – Handreichung zu Druckschriften] (folgt) |
| [PDF – Handreichung zu Staatsverträgen] (folgt) |
| [PDF – Checkliste zur Aussonderung(vgl. Hessen)] |
| [PDF – Handreichung zu Druckschriften] (folgt) |
| [PDF – Handreichung zu Staatsverträgen] (folgt) |
| [PDF – Checkliste zur Aussonderung(vgl. Hessen)] |
Kontakt
Eine Übersicht finden Sie unter Kontakte für Behörden/Ansprechpartner*innen.
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