Von einer Behördenakte zu Archivgut
Wie kommt die Akte ins Archiv?
Wie wird aus einer Behördenakte öffentlich zugängliches Archivgut? Und wie lange dauert das? Wie die jüngste Geschichte Brandenburgs in den Lesesaal gelangt, beantwortet unsere Archivarin Anne Mauch.
Wenn die Bearbeitung einer Akte beendet ist, wird sie mit der z.d.A-Verfügung (zu den Akten) geschlossen. Mit der z.d.A.-Verfügung beginnt ihre Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungsfrist bemisst sich an dem Zeitraum, in dem die Verwaltung vermutlich noch einmal auf eine bereits geschlossene Akte zurückgreifen muss. Sie sollte zwischen einem und maximal dreißig Jahren liegen – in besonderen Ausnahmefällen entscheidet die Verwaltung aber auch, dass der Rückgriff auf die Akten länger als dreißig Jahre möglich sein muss.
Die Dauer der Frist ist entweder gesetzlich festgelegt oder verwaltungsintern geregelt. Jede Akte der öffentlichen Verwaltung wird mit einer Aufbewahrungsfrist versehen.
Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird eine Akte dem zuständigen Archiv angeboten. Das Archiv arbeitet auf der Grundlage eines Archivgesetzes, dass es für alle sechzehn Bundesländer und den Bund gibt. Die Archivar*innen entscheiden, ob die angebotene Akte archivwürdig ist – das ist sie dann, wenn ihr nach gründlicher Prüfung ein bleibender historischer Wert zugemessen wird.
Ist die Akte archivwürdig, wird sie für immer im Archiv aufbewahrt und für interessierte Bürger*innen zugänglich gemacht. Ist sie nicht archivwürdig, wird sie durch die abgebende Behörde vernichtet.
Archivgut im Lesesaal einsehen
Die so ins Archiv übernommene Akte wird zu Archivgut. Die Bereitstellung von Archivgut für die Benutzung ist eine der zentralen Aufgaben eines öffentlichen Archivs wie dem Landeshauptarchiv.
Je jünger das Archivgut ist, desto größer ist allerdings auch die Wahrscheinlichkeit, dass es auf Grund von gesetzlichen Einschränkungen, wie zum Schutz von Persönlichkeitsrechten, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, noch nicht einsehbar ist. Sofern aber keine solchen Einschränkungen bestehen, ist Archivgut in Brandenburg bereits zehn Jahre nach der Entstehung im Lesesaal des Archivs nutzbar!
Archivgut aus der Zeit ab 1990 ist zum größten Teil noch nicht in der Archivdatenbank verfügbar. Das Archivgut ist dennoch nutzbar.
Im Lesesaal können Sie, nach einer Einweisung durch die zuständigen Archivar*innen, selbstständig in den bereitgestellten elektronischen Findhilfsmitteln recherchieren.
Vereinbaren Sie einen Beratungstermin per E-Mail oder telefonisch unter 0331/5674-270 mit dem Benutzungsdienst des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.
Wie kommt die Akte ins Archiv?
Wie wird aus einer Behördenakte öffentlich zugängliches Archivgut? Und wie lange dauert das? Wie die jüngste Geschichte Brandenburgs in den Lesesaal gelangt, beantwortet unsere Archivarin Anne Mauch.
Wenn die Bearbeitung einer Akte beendet ist, wird sie mit der z.d.A-Verfügung (zu den Akten) geschlossen. Mit der z.d.A.-Verfügung beginnt ihre Aufbewahrungsfrist.
Die Aufbewahrungsfrist bemisst sich an dem Zeitraum, in dem die Verwaltung vermutlich noch einmal auf eine bereits geschlossene Akte zurückgreifen muss. Sie sollte zwischen einem und maximal dreißig Jahren liegen – in besonderen Ausnahmefällen entscheidet die Verwaltung aber auch, dass der Rückgriff auf die Akten länger als dreißig Jahre möglich sein muss.
Die Dauer der Frist ist entweder gesetzlich festgelegt oder verwaltungsintern geregelt. Jede Akte der öffentlichen Verwaltung wird mit einer Aufbewahrungsfrist versehen.
Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird eine Akte dem zuständigen Archiv angeboten. Das Archiv arbeitet auf der Grundlage eines Archivgesetzes, dass es für alle sechzehn Bundesländer und den Bund gibt. Die Archivar*innen entscheiden, ob die angebotene Akte archivwürdig ist – das ist sie dann, wenn ihr nach gründlicher Prüfung ein bleibender historischer Wert zugemessen wird.
Ist die Akte archivwürdig, wird sie für immer im Archiv aufbewahrt und für interessierte Bürger*innen zugänglich gemacht. Ist sie nicht archivwürdig, wird sie durch die abgebende Behörde vernichtet.
Archivgut im Lesesaal einsehen
Die so ins Archiv übernommene Akte wird zu Archivgut. Die Bereitstellung von Archivgut für die Benutzung ist eine der zentralen Aufgaben eines öffentlichen Archivs wie dem Landeshauptarchiv.
Je jünger das Archivgut ist, desto größer ist allerdings auch die Wahrscheinlichkeit, dass es auf Grund von gesetzlichen Einschränkungen, wie zum Schutz von Persönlichkeitsrechten, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, noch nicht einsehbar ist. Sofern aber keine solchen Einschränkungen bestehen, ist Archivgut in Brandenburg bereits zehn Jahre nach der Entstehung im Lesesaal des Archivs nutzbar!
Archivgut aus der Zeit ab 1990 ist zum größten Teil noch nicht in der Archivdatenbank verfügbar. Das Archivgut ist dennoch nutzbar.
Im Lesesaal können Sie, nach einer Einweisung durch die zuständigen Archivar*innen, selbstständig in den bereitgestellten elektronischen Findhilfsmitteln recherchieren.
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Kontakt
Brandenburgisches Landeshauptarchiv
Postanschrift
Postfach 600449
14404 Potsdam
E-Mail: Poststelle@BLHA.Brandenburg.de
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