Um die Akten des Bestandes Rep. 36A Oberfinanzpräsident Berlin-Brandenburg (II) für aktuelle Forschungsmethoden auswertbar und für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen, ist es notwendig, sie so vorlagenschonend wie möglich zu scannen bzw. zu digitalisieren. Damit die über zwei Millionen Seiten des Bestandes innerhalb der vorgegebenen Projektlaufzeit digitalisiert werden können, arbeitet das Projekt mit einem spezialisierten Dienstleistungsunternehmen zusammen. Der möglichst reibungslose Ablauf der Digitalisierung wird durch die intensive Vor- und Zusammenarbeit mit bestandsverwaltenden Archivar*innen und der Restaurierung sowie eine zielgerichtete Projektplanung realisiert. Unter anderem durch Einhaltung der ISO 19264-1 wird die Qualität der Aufnahmen garantiert, ein Standard, der auch für interne Digitalisierungsarbeiten am Landeshauptarchiv gilt.
Vorlagenschonende Digitalisierung durch Archivscanner
Für die Archivgutdigitalisierung werden ausschließlich Aufsichtscanner eingesetzt. Diese bestehen aus einem gleichmäßig ausgeleuchteten Auflagetisch für das Archivgut, der mit einer kippbaren Glasplatte versehen ist, mit der Dokumente zusätzlich fixiert werden können. An einem Stativ über dem Tisch ist das Kameramodul angebracht, das mit einem speziellen Sensor sowie einem hochwertigen Objektiv hochauflösende, verzerrungsfreie Aufnahmen ermöglicht.
Die im konservatorischen Umgang mit Archivgut geschulten und erfahrenen Digitalisierungskräfte erzeugen Aufnahmen jeder einzelnen Aktenseite und exportieren diese anschließend als Masterdateien in das verlustfreie TIFF-Format sowie als Arbeitskopien in das komprimierte JPEG-Format. Von diesen Formaten lassen sich bei Bedarf, bspw. für die Web-Präsentation oder Druck-Reproduktionen, weitere Formate oder Auflösungen ausgeben.
Qualitätsprüfung und Nutzbarmachung
Nach Übergabe der Dateien an das Projekt werden diese im Rahmen der Qualitätssicherung auf Vollständigkeit, Integrität und die Einhaltung der vereinbarten Digitalisierungsanforderungen geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Digitalisate in die interne Arbeitsumgebung hochgeladen und mittels OCR (Optical Character Recognition) soweit wie möglich in computerlesbare Information umgewandelt, d. h., durchsuchbar gemacht. Schwierigkeiten für die OCR stellen die unterschiedlichen Schriftarten (Antiqua- und Frakturschriften) sowie die verschiedenen Druckbilder dar, die sich aus den vielfältigen Reproduktionsmethoden, Papiersorten und Alterungszuständen ergeben. Die geprüften und verarbeiteten Digitalisate werden von der Provenienzforschung mittels eines dafür im Landeshauptarchiv zu entwickelnden DMS ausgewertet und so umfassend wie möglich über die Archivdatenbank des Landeshauptarchivs öffentlich zugänglich gemacht.
Ansprechpartner für den Bereich Digitalisierung: Tobias Gurok