Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Direktor des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
Am Mühlenberg 3, 14476 Potsdam
Telefon: 0331 5674-0, Telefax: 0331 5674-212
E-Mail: poststelle@blha.brandenburg.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter:
Behördliche Datenschutzbeauftragte des Brandenburgischen Landeshauptarchivs
Am Mühlenberg 3, 14476 Potsdam
Telefon: 0331 5674-0, Telefax: 0331 5674-212
E-Mail: dsb@blha.brandenburg.de
Empfänger der Daten (Auftragsverarbeiter)
Die Bereitstellung der Videokonferenzplattform erfolgt durch den Brandenburgischen IT-Dienstleister (ZIT-BB) im Auftrag des oben genannten Verantwortlichen. Der ZIT-BB hat einen weiteren Dienstleister, datenkollektiv.net GbR, damit beauftragt, die Videokonferenzplattform auf den Systemen von datenkollektiv.net zu betreiben und zu betreuen. Wenn im Folgenden nicht anders beschrieben, verarbeitet datenkollektiv.net die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen personenbezogenen Daten. Der ZIT-BB hat Zugriff auf diese personenbezogenen Daten – mit Ausnahme der Kommunikations- und Kollaborationsdaten.
Rechtsgrundlagen
Wenn in dieser Datenschutzerklärung nicht anders beschrieben, gelten die folgenden Rechtsgrundlagen.
1. Beschäftigte
Wenn Sie die Videokonferenzplattform als Beschäftigte des oben genannten Verantwortlichen nutzen, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung § 26 Absatz 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG), da es sich um eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis handelt.
2. Gäste
Wenn Sie die Videokonferenzplattform als Gast nutzen, also nicht bei dem oben genannten Verantwortlichen beschäftigt sind, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung entweder
- Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wenn die Videokonferenzplattform im Rahmen von Vertragsbeziehungen mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen genutzt wird, oder
- Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 5 Absatz 1 BbgDSG, wenn der Verantwortliche mit Ihnen über die Videokonferenzplattform kommunizieren muss, um seine öffentlichen Aufgaben erfüllen zu können, oder
- § 26 Absatz 1 BbgDSG bzw. § 94 Absatz 1 Landesbeamtengesetz (LBG), wenn Sie als Bewerber/in an einem Auswahlgespräch des BLHA teilnehmen.
Zwecke der Verarbeitung und Speicherdauer
1. Veranstaltung von Videokonferenzen
Wenn Sie an Videokonferenzen teilnehmen, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
1.1 Kommunikationsdaten
- Audio- und Videodaten
- Telefonnummer bei Telefoneinwahl
Speicherdauer: keine Speicherung
Abhängig davon, ob Sie als registrierter Nutzer oder als Gast teilnehmen, werden zudem die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:
1.2 Kollaborationsdaten
Wenn Sie die Kollaborationsfunktionen (z. B. Chats und Notizen) in Videokonferenzen nutzen:
- Chatverlauf: bis Konferenzende oder max. 2 Tage bei Nichtbeenden der Konferenz
- Umfragen: bis Konferenzende oder max. 2 Tage bei Nichtbeenden der Konferenz
- Inhalt der virtuellen Tafel (Whiteboards): bis Konferenzende oder max. 2 Tage bei Nichtbeenden der Konferenz
- hochgeladene Dokumente und Präsentationen: bis zur manuellen Löschung der Datei oder des Raums oder nach 24 Stunden
1.3 Nutzerdaten (Gäste)
- Nutzername
- Telefonnummer bei telefonischer Einwahl
Speicherdauer: bis Konferenzende
1.4 Nutzerdaten (registrierte Nutzer)
- Anmeldedaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort
- Nutzerdaten: Datum und Uhrzeit der Registrierung, Profil-Information, Einstellungen, Rollen und Berechtigungen, Raumdaten (Raumnamen, -konfiguration und letzte Nutzung)
Speicherdauer: bis zur Löschung des Accounts bzw. der Räume
2. Bereitstellung der Videokonferenzplattform
2.1 Protokollierung
Zur Bereitstellung und Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Videokonferenzplattform werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet und als Logfiles mit anonymisierten, d. h. gekürzten, IP-Adressen gespeichert:
- Zugriffe auf die Videokonferenzplattform
- Fehler auf der Videokonferenzplattform
Speicherdauer: 14 Tage
2.2 Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Website auf Ihrem Gerät gespeichert werden und es so erlauben, Sie wiederzuerkennen. Cookies werden benutzt, um Ihre Sitzung auf der Videokonferenzplattform aufrechtzuerhalten und Ihre Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung zu speichern.
- Sitzungs-Cookies: bis zum Ende der Sitzung oder max. 30 Minuten
- Datenschutz-Cookie: 1 Jahr
3. Bereitstellung der Informationsseite
Zur Bereitstellung und Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Informationsseite zur Videokonferenzplattform verarbeitet der ZIT-BB als Verantwortlicher folgende personenbezogene Daten und speichert Sie als Logfiles ab:
3.1 Auf dem Webserver
- Besuchte Seite
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Menge der gesendeten Daten in Byte
- Website, von der Sie auf die Seite gelangten
- Verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem (User-Agent)
Es werden keine IP-Adressen auf dem Webserver protokolliert.
Speicherdauer: Dauer Ihres aktuellen Dienste-Aufrufs oder Ihrer Sitzung
3.2 An der Firewall
- (Ihre) Absender-IP-Adresse
- Ziel-IP-Adresse (des Webservers)
- Dienst/Port (z. B. https/443)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Verbindungsdauer
Speicherdauer: die Löschung erfolgt rollierend nach ca. 7 Tagen
3.3 Abwehr von Gefahren für die Sicherheit der Informationstechnik des Landes
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit der Informationstechnik der Landesverwaltung erhebt das Computersicherheits-Ereignis- und Reaktionsteam (CERT) im ZIT-BB die oben genannten Protokolldaten und wertet sie automatisiert und in pseudonymisierter Form aus.
Rechtsgrundlage: § 16 Absatz 3 Brandenburgisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG)
Speicherdauer: Wenn während der automatisierten Verarbeitung ein Verdacht auf eine Gefahr für die Sicherheit der Informationstechnik des Landes auftritt, werden die entsprechenden Protokolldaten nicht wie oben genannt nach 7 Tagen gelöscht, sondern können gemäß § 16 Absatz 4 BbgEGovG längstens 3 Monate aufbewahrt werden.
4. Kontaktaufnahme und Support
Wenn Sie mit dem Verantwortlichen oder dem ZIT-BB Kontakt aufnehmen, verarbeitet dieser Ihre Kontaktinformationen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse) sowie den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.
Empfänger: Wenn der Verantwortliche oder der ZIT-BB Ihre Anfragen nicht selbst beantworten kann, leitet er sie an den jeweils anderen weiter. Zur Lösung von Supportanfragen kann der ZIT-BB Ihre Anfrage zudem an den Dienstleister datenkollektiv.net weiterleiten.
Speicherdauer: Ihre Daten werden nur solange gespeichert, wie sie zur Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt werden. Je nach Gegenstand der Anfrage kann darüber hinaus eine Aufbewahrung im Rahmen der gesetzlichen Fristen bzw. Vorschriften zur Aktenhaltung in der Landesverwaltung erforderlich sein.
Betroffenenrechte
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO).
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Artikel 77 DSGVO).
Die Anschrift der zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0
Fax: 033203 356-49
E-Mail: poststelle@LDA.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de