Wie wird aus einer Behördenakte öffentlich zugängliches Archivgut? Und wie lange dauert das? Wie die jüngste Geschichte Brandenburgs in den Lesesaal gelangt, beantwortet unsere Archivarin Anne Mauch.
Wenn die Bearbeitung einer Akte beendet ist, wird sie mit der z.d.A-Verfügung (zu den Akten) geschlossen. Mit der z.d.A.-Verfügung beginnt ihre Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist bemisst sich an dem Zeitraum, in dem die Verwaltung vermutlich noch einmal auf eine bereits geschlossene Akte zurückgreifen muss. Sie sollte zwischen einem und maximal dreißig Jahren liegen – in besonderen Ausnahmefällen entscheidet die Verwaltung aber auch, dass der Rückgriff auf die Akten länger als dreißig Jahre möglich sein muss. Die Dauer der Frist ist entweder gesetzlich festgelegt oder verwaltungsintern geregelt. Jede Akte der öffentlichen Verwaltung wird mit einer Aufbewahrungsfrist versehen.
Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird eine Akte dem zuständigen Archiv angeboten. Das Archiv arbeitet auf der Grundlage eines Archivgesetzes, dass es für alle sechzehn Bundesländer und den Bund gibt. Die Archivar*innen entscheiden, ob die angebotene Akte archivwürdig ist – das ist sie dann, wenn ihr nach gründlicher Prüfung ein bleibender historischer Wert zugemessen wird. Ist die Akte archivwürdig, wird sie für immer im Archiv aufbewahrt und für interessierte Bürger zugänglich gemacht. Ist sie nicht archivwürdig, wird sie durch die abgebende Behörde vernichtet.
Archivgut im Lesesaal einsehen
Die so ins Archiv übernommene Akte wird zu Archivgut. Die Bereitstellung von Archivgut für die Benutzung ist eine der zentralen Aufgaben eines öffentlichen Archivs wie dem Landeshauptarchiv. Die Komplexität der Zugänglichmachung von Archivgut spiegelt sich im Archivgesetz wider. Sechs der insgesamt 18 Paragraphen des Gesetzes regeln die Benutzung von Archivgut. Zugangs- und Einschränkungsbestimmungen sollen sicherstellen, dass öffentliche, wissenschaftliche, persönliche und staatliche Interessen in angemessener Weise berücksichtigt und im Zweifel gegeneinander abgewogen werden. In § 11 BbgArchivG ist beispielsweise die Einschränkung und Versagung der Benutzung geregelt. Diese Einschränkung oder Versagung des Zugangs ist nicht willkürlich, sondern an bestimmte Gründe gebunden, die im Archivgesetz aufgeführt sind.
Einer der Gründe lautet wie folgt: BbgArchivG Abs. 1 Nr. 1: „Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, soweit 1. Grund zu der Annahme besteht, daß dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines Landes wesentliche Nachteile entstehen.“ Ein solcher Grund liegt vor, wenn zum Beispiel Verteidigungsstrategien oder Polizeitaktiken offenbart würden und dadurch Gefahren für die Bevölkerung oder Polizeiangehörige entstehen würden.
Je jünger das Archivgut ist, desto größer ist allerdings auch die Wahrscheinlichkeit, dass es auf Grund von gesetzlichen Einschränkungen, wie zum Schutz von Persönlichkeitsrechten, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, noch nicht einsehbar ist. Sofern aber keine solchen Einschränkungen bestehen, ist Archivgut in Brandenburg bereits zehn Jahre nach der Entstehung im Lesesaal des Archivs nutzbar!
Recherchieren Sie selbst in unserer „Online-Recherche“ oder schreiben Sie uns eine E-Mail an poststelle@blha.brandenburg.de.
Archivgut aus der Zeit ab 1990 ist zum größten Teil noch nicht in der „Online-Recherche“ verfügbar. Das Archivgut ist dennoch nutzbar. Im Lesesaal können Sie, nach einer Einweisung durch die zuständigen Archivar*innen, selbstständig in den bereitgestellten elektronischen Findhilfsmitteln recherchieren. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin per E-Mail oder telefonisch unter 0331/5674-270 mit dem Benutzerdienst des Brandenburgischen Landeshauptarchivs.