Was ist ein erfolgreiches Archiv? Archivbenutzung im Zeitalter der digitalen Transformation

Die Frage, was ein erfolgreiches Archiv ausmacht, mag zunächst recht einfach klingen, ist aber offenbar schwierig zu beantworten. Ein Beitrag von Mario Glauert, erschienen in der Festgabe des Brandenburgischen Landeshauptarchivs 2019.

Konserviert und archiviert, ich hab’s gespeichert.
Paraphiert und nummeriert, damit ich’s leicht hab.
Wenn die Erinnerung auch langsam verschwindet,
Weiß ich immerhin genau, wo man sie findet.
Sido, Bilder im Kopf

Die Frage, was ein erfolgreiches Archiv ausmacht, mag zunächst recht einfach klingen, ist aber offenbar schwierig zu beantworten. Die deutschen Archive haben bislang keine hinreichende Antwort darauf finden können. Das ist durchaus erstaunlich. Denn was wir für erfolgversprechend halten, leitet uns bei unserer täglichen Arbeit, direkt oder indirekt, bewusst oder unbewusst, definiert unsere Wertmaßstäbe und Ziele und bildet die Basis, auf der wir Visionen, Leitbilder, Strategien oder Konzeptionen entwickeln. Es ist eine fachliche, ethische und vielleicht auch politische Grundüberzeugung unseres archivarischen Handelns.

Was ist ein erfolgreiches Archiv? Zugegeben, die Frage wäre schon dann schwierig zu beantworten, wenn man das Adjektiv weglässt: Was ist ein Archiv? Selbst wenn man die Vielfalt der Begriffsbedeutungen, die heute im umgangssprachlichen bis kulturwissenschaftlichen Gebrauch sind, einmal außer Acht lässt, fällt es nicht leicht, einheitliche Maßstäbe für die Ergebnisse und Leistungen der Archive aller Sparten, Typen und Formen zu formulieren.

Es gibt nicht das Archiv. Und dennoch würden wohl die meisten Archivarinnen und Archivare behaupten, es gebe einen Grundkonsens gemeinsamer Wertvorstellungen und Ziele. Der vor über zwanzig Jahren 1996 vom Internationalen Archivrat (ICA) verabschiedete „Code of Ethics“ vereint zahlreiche solcher „Grundsätze“: Archivare sollen etwa die Integrität, den Kontext, die Provenienz und die Authentizität des Archivgutes bewahren, sollen ihre Arbeit transparent dokumentieren, sich für eine weitestmögliche Benutzung der Archivalien einsetzen, Zugänglichkeit und Datenschutz gleichermaßen gewährleisten, sich regelmäßig fortbilden und spartenübergreifend zusammenarbeiten.

In Deutschland regeln die Archivgesetze des Bundes und der Länder die Aufgaben der öffentlichen Archive. Aber wie die ethischen Grundsätze des ICA gibt auch das Brandenburgische Archivgesetz keine Maßstäbe vor, keine Kennzeichen, Kriterien oder Kennzahlen, um den Erfolg eines Archivs bei der Umsetzung dieser Aufgaben zu messen oder zu beurteilen.

Klare Vorstellungen und Maßstäbe sind aber nicht nur für unsere eigene allmorgendliche Entscheidung wichtig, welchen der vielen Aufgabenberge wir vorrangig priorisieren und managen, kurz: anpacken wollen. Sie bestimmen unser Selbstverständnis und damit auch unser Selbstbewusstsein im Auftreten und in der Kommunikation gegenüber dem Träger und natürlich auch gegenüber unseren Kunden, Nutzern, Anspruchsgruppen oder Stakeholdern allgemein.

Die meisten Archivträger wüssten auf die Frage, was für sie ein erfolgreiches Archiv ist, wohl auch keine hinlängliche Antwort. Selbst wenn Zielvereinbarungen zwischen Archiven und ihren Trägern bzw. vorgesetzten Stellen weithin üblicher werden, sind hinreichend definierte und verabredete Aufgaben, Aufträge und Ziele, die ein Controlling von Leistungen, die Darstellung von Erfolgen und auch die Begründung von Forderungen ermöglichen würden, noch eher selten. Mit schwierigen Folgen: Wenn die Erwartungen unklar sind, sind es auch die Aufgaben und Ziele und damit auch die Kosten oder der Personalbedarf. Besonders fatal wird dies, wenn die bestehenden Anforderungen, neue Aufgaben oder aufgelaufene Rückstände zusätzliche Bedarfe für Haushaltsmittel, Personal oder Magazinflächen begründen sollen.

Kann man den Erfolg eines Archivs messen?

Traditionell haben Archive ihre Bedeutung und Leistungsfähigkeit vor allem am Input gemessen, am Umfang ihrer Bestände in laufenden Metern, der Zahl ihrer Mitarbeiter, an Standorten, Nutzungsflächen, Magazinreserven oder Haushaltsmitteln. Weitere Leistungsindikatoren sind Benutzerzahlen, Benutzertage oder Anfragezahlen, hinzu kommen die Menge des übernommenen Schriftguts im Jahr, neue Erschließungseinheiten oder auch fertiggestellte Findbücher. Der Umfang neu verpackter Unterlagen wurde ebenso in Archivstatistiken herausgestellt wie die Menge von restaurierten, verfilmten oder digitalisierten Archivalien.

Das Brandenburgische Landeshauptarchiv hat in den Erhebungen, die von der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder für das Jahr 2017 durchgeführt wurden, im Vergleich zu den anderen deutschen Landesarchiven sehr heterogene Ergebnisse erzielt.

Jahresbudget8.391.300 Euro
Fest angestelltes Personal60
Umfang des übernommenen Archivgutes im Jahr580 lfm
Archiv und Zwischenarchivgut in den Magazinen50.625 lfm
Recherchierbares Archivgut98,4 Prozent
Online recherchierbares Archivgut72 Prozent
Öffnungstage pro Jahr240
Nutzertage im Lesesaal3.101
Archivgutvorlagen im Lesesaal25.324
Schriftliche Auskünfte3.312
Ausgewählte Kennzahlen für das Brandenburgische Landeshauptarchiv Stand: 31.12.2018

Mit einem Anteil von über 72 Prozent bei den Erschließungsdaten, die online über die Archivdatenbank für Recherchen genutzt werden können, steht das Landeshauptarchiv an Platz zwei der deutschen Staatsarchive. Bei der Bereitstellung von digitalisiertem Archivgut im Internet steht es im bundesweiten Vergleich indes noch ganz am Anfang.

Die Problematik von statistischen Kennzahlen wie „Archivgutumfang“ oder „Archivgutübernahmen“ für die Beurteilung erfolgreicher archivarischer Arbeit liegt auf der Hand: Schon die Definition der grundlegenden Maßeinheit des „laufenden Meters“ ist im deutschsprachigen Archivwesen nicht abgestimmt.

Andere Kennzahlen sind zwar in der Praxis weitgehend einheitlich, taugen aber sicher nicht als Maßstab für ein erfolgreiches Archiv. Hohe Zahlen bei den „Benutzungstagen“ (also der Summe der Benutzer pro Tag) können sowohl auf die breite öffentliche Wirkung von Archiven, deren hohe Besucherattraktivität und ein großes öffentliches Interesse an ihren Angeboten und Beständen hindeuten. Sie können aber auch das Ergebnis ungenügender Findhilfsmittel, kurzer Öffnungszeiten, fehlender schriftlicher Auskunftsangebote oder langer Bestellfristen sein, die die Benutzer zwingen, ein Archiv häufiger aufzusuchen, als dies etwa bei guten Recherchemöglichkeiten im Vorfeld des Besuches, langen Öffnungszeiten des Lesesaals oder kurzen Bereitstellungszeiten von Akten erforderlich wäre. Ein Archiv, das seine Bestände vollständig digitalisiert und im Internet zur Verfügung gestellt hat, wäre aus Sicht der meisten Nutzer sicher ein „sehr erfolgreiches“ Archiv, im Ranking der Benutzertage würde es hingegen an letzter Stelle stehen.

Die Besonderheiten von Archiven

Bei der Beurteilung von „Erfolgen“ sind immer auch die spezifischen Besonderheiten zu beachten, die Archive von anderen Institutionen, Kultur- und Gedächtniseinrichtungen, Non-Profit-Organisationen, Behörden oder Wirtschaftsunternehmen unterscheiden:

  • Archive sind Langzeitinstitutionen – sie müssen also nicht kurzfristig erfolgreich sein wie ein Unternehmen oder ein Projekt. Ihr Erfolg zeigt sich erst in der Zukunft. Erfolgreiches Archivieren schafft erst in 50 oder 100 Jahren ein erfolgreiches Archiv. Archivare arbeiten somit immer für den Erfolg ihrer Nachfolger.
  • Die öffentlichen Archive in Deutschland sind eine Pflichtaufgabe und können sich auf einen sicheren gesetzlichen Rahmen berufen, im Gegensatz etwa zu Bibliotheken und Museen. Selbst einem völlig „erfolglosen“ Stadtarchiv (wie auch immer dies aussehen mag) droht allenfalls die Verlagerung ins nächstgrößere Archiv – aber das ereilt mitunter auch Archive, die fachlich erfolgreich geleitet werden.
  • Die gesetzlichen Vorgaben engen die Spielräume der Archive aber auch ein, denn nahezu alle Fachaufgaben sind damit auch Pflichtaufgaben und lassen wenig Freiraum für individuelle strategische Entscheidungen. Archive sind somit nur bedingt Herr ihrer Aufgaben.
  • Hinzu kommt, dass die archivischen Aufgaben einander bedingen: Keine Aufgabe kann länger zugunsten einer anderen vernachlässigt werden. Archive können sich also nicht von einzelnen, weniger erfolgversprechenden „Geschäftsfeldern“ oder „Produktsegmenten“ trennen, können nicht ungeliebte oder wenig erfolgreiche Produktionsschritte auslassen.
  • Zwischen der Ausführung von Fachaufgaben wie Übernahme, Bewertung, Erschließung oder Bestandserhaltung auf der einen und der Benutzung auf der anderen Seite besteht gewöhnlich ein großer zeitlicher Abstand. Archive können daher nur bedingt auf Kundenwünsche reagieren. Ein „Patron-Driven-Acquisition“, also eine kundengesteuerte Medienerwerbung wie in Bibliotheken, ist für sie nicht möglich. Sie müssen ihre finalen Entscheidungen zum künftigen Überlieferungsangebot als Propheten einer ungewissen Marktentwicklung treffen.
  • Archive sind dabei konkurrenzlos. Sie stehen aufgrund ihrer unikalen Überlieferung untereinander nicht im Wettbewerb (allenfalls beim Erwerb von Nachlässen oder Sammlungen), was sie etwa von wissenschaftlichen oder öffentlichen Bibliotheken unterscheidet.
  • Archive sind ihrer Natur nach ständig wachsende Institutionen, unabhängig von ihrem Erfolg oder ihrer fachlichen Güte. Und mit den Beständen vergrößern sich jedes Jahr auch die Kosten, Flächen- und Personalbedarfe – und allzu oft eben auch die Rückstände.
  • Archive sind Non-Profit-Organisationen: Das setzt allen betriebswirtschaftlichen Ansätzen zur Erfolgskontrolle ihrer Wirtschaftlichkeit und Effizienz klare Grenzen.
  • Archive sind eben nicht wirtschaftlich, niemals kostendeckend, ihr Return of Investment ist – gerechnet in herkömmlichen Bilanzperioden – immer negativ.
  • Archive können sich ihre Bestände nur bedingt aussuchen: Sie verwalten sperrige Materialien mit geringem Anschauungswert, die sich den meisten Menschen nicht auf Anhieb erschließen. Ihre „Produkte“ sind also nur beschränkt markt- und marketingfähig.
  • Archive haben auch kaum Einfluss auf ihre „Rohstofflieferanten“, also die abgebenden Stellen, und die Qualität und Quantität ihrer „Rohwaren“, sprich Akten, Unterlagen und Daten. Sie können ihre Lieferanten auch nicht wechseln (diese ihr Archiv übrigens auch nicht, aber das nur am Rande).

Nutzung als Maßstab erfolgreicher Archivarbeit?

Woran sollte man dann also die Ergebnisse und die Qualität archivarischer Arbeit fachlich verlässlich „messen“? Kennzahlen und Qualitätskontrollen setzten etablierte und abgestimmte Standards voraus. Im Archivbereich gibt es allerdings nur wenige Normen, die als Maßstab für erfolgreiche archivische Arbeit genutzt werden könnten, etwa im Bereich der Digitalen Archivierung, dem Bau von Archiven oder der Bestandserhaltung. Für die Erfassung, Übernahme und Bewertung, für die Erschließung, Ordnung und Verzeichnung gibt es keine abgestimmten Normen, Standards oder Kriterien, die eine qualitative Bewertung der Ergebnisse und Abläufe dieser zentralen Archivprozesse oder der Bestandsqualität ermöglichen würden.

Wenn man im kollegialen Kreis die Frage erörtert, was aus Sicht der Archivarinnen und Archivare ein erfolgreiches Archiv ausmacht, wird ein Kriterium in nahezu allen Antworten an vorderer Stelle genannt: die Benutzung. Der Erfolg archivarischer Arbeit, so heißt es, erweist sich am Ende vor allem in der Nutzung des Archivgutes, sie ist Ziel und Zweck allen archivarischen Handelns, gleichsam der Sinn des Archivs.

Dabei ist schon die Frage, was zur „Benutzung“ gezählt werden muss, keine leichte. Zur Nutzung in Archiven zählen jedenfalls keineswegs nur die Besucher im Lesesaal, sondern natürlich auch die Auskunftsanfragen, die Ausstellungs- und Vortragsbesucher, die Führungsteilnehmer, die Klicks in der Datenbank oder die Visits auf der Webseite.

Aus der Perspektive der Nutzer resultiert eine „erfolgreiche“ Benutzung wohl nicht zuletzt aus der Qualität der angebotenen Findhilfsmittel, der Kompetenz der Bewertung, der effizienten Bereitstellung der bestellten Archivalien, der Service-Angebote und der Aufenthaltsqualität.

Macht man die Benutzung zum Maßstab erfolgreicher archivarischer Arbeit, muss man sich indes vergegenwärtigen, dass der Erfolg eines Archivs von vielen Faktoren und Entscheidungen abhängig ist, die das Archiv selbst kaum oder gar nicht beeinflussen kann. Jedes Archiv kann am Ende nur so gut sein wie die Verwaltungen und Stellen, die seine künftigen Unterlagen produzieren. Das gilt sowohl für den Inhalt und die Vollständigkeit der Aufzeichnungen wie für die Dauerhaftigkeit ihrer Trägermedien. Akten und Daten können im Archiv nicht mehr besser werden.

Zudem resultiert die tatsächliche Nutzung erfahrungsgemäß weniger aus dem Angebot der Archive als aus einem Nutzerinteresse, das primär nicht die Archive steuern, sondern Forschungstrends, gesellschaftliche Umbrüche, politische Themen oder Skandale, rechtliche oder administrative Änderungen oder ganz persönliche Anliegen. Und über lange Zeiträume betrachtet, tragen Feuer, Wasser, Kriege und andere Katastrophen weit mehr zur Überlieferungsbildung bei als Archivarinnen und Archivare. Der Überlieferungs-Chance und dem Überlieferungs-Zufall, den Arnold Esch 1985 als methodisches Problem des Historikers beschrieben hat, stehen demnach Nutzungs-Chance und Nutzungs-Zufall als methodisches Problem des Archivars gegenüber.

„Nutzung“ als Erfolgsindikator ist mithin nur sehr bedingt planbar oder im Rahmen eines archivischen Controllings steuerbar: Der Erfolg stellt sich erst Jahrzehnte, mitunter erst Jahrhunderte später ein, und eine hohe Nutzung heute sagt vor allem etwas aus über die erfolgreiche Arbeit der Archivare gestern.

Grenzen der Digitalisierung

Peter Glaser, einer der sprachlich brillantesten Vordenker der Digitalisierung und Ehrenmitglied im Chaos Computerclub, hat prophezeit: „Alles, was digitalisierbar ist, wird digitalisiert werden. Alles.“ Es verwundert daher kaum, wenn wohl die häufigste Frage, die Archivarinnen und Archivare heute bei Schülerführungen, Lesesaalberatungen oder vom Bürgermeister gestellt bekommen, lautet: „Warum digitalisiert Ihr nicht einfach alles und stellt Euer Archivgut ins Internet?“

Die Digitalisierung nicht nur der Findhilfsmittel, sondern vor allem des Archivgutes selbst wird zweifelsohne zu einer zentralen Frage der Archivbenutzung im digitalen Zeitalter. Warum digitalisieren Archive also nicht einfach ihre gesamten Bestände? Da sind zunächst einmal, ganz banal, die damit verbundenen Kosten.

Eine kleine Hochrechnung

Im Sommer 2018 stellte der fraktionslose Landtagsabgeordnete Péter Vida unter dem Titel „Digitaler Vollzugang zum Landesarchiv Brandenburg“ eine „Kleine Anfrage“ (Nr. 3652) an die Brandenburgische Landesregierung, ob für alle nicht mehr geschützten Dokumente im Brandenburgischen Landeshauptarchiv eine „Volltextsuche“ eingerichtet werden könne, welcher Zeitraum dafür einzuplanen sei und welche Kosten dafür entstünden. Die zuständige Ministerin für Wissenschaft, Forschung und Kultur, Dr. Martina Münch, verwies in ihrer Antwort (Drucksache 6/9204) zunächst darauf, dass das Landeshauptarchiv derzeit in seinen Magazinen rund 50.000 laufende Meter Archivgut verwahrt. Für jeden laufenden Meter analogen Archivguts, so rechnete sie vor, sei bei der Digitalisierung im Durchschnitt mit ca. 9.000 Images (Digitalisaten) zu rechnen. Für die Erstellung, Speicherung und dauerhafte digitale Bereitstellung müsse man von etwa 2,50 Euro pro Image ausgehen. Für die Digitalisierung des Archivgutes im Landeshauptarchiv, so das Ergebnis, seien daher Kosten in Höhe von über einer Milliarde Euro anzunehmen.

Archivarinnen und Archivare wissen: Das Teure an der „Digitalisierung“ ist weniger das Scannen selbst. Der Aufwand für die technische, oft auch konservatorische und restauratorische Vorbereitung des Archivgutes, die fachgerechte und standardisierte Erschließung seiner Informationen sowie die Verwaltung und stabile Sicherung der entstehenden Images und Metadaten übersteigen die einmaligen Kosten für das eigentliche „Scannen“ um ein Vielfaches.

Archivgut ist unikal, also einzigartig. Das erfordert nicht nur einen höheren konservatorischen Aufwand, sondern verhindert auch Kooperationen wie bei mehrfach gedruckten Werken, die beispielsweise nur in einer Bibliothek gescannt werden müssen. Hinzu kommt eine größere Formen- und Materialvielfalt innerhalb derselben Akte, die – anders als bei Büchern – dem Einsatz von Scan-Robotern im Wege steht. Auch die Kosten-Nutzen-Relation fällt für Archive deutlich ungünstiger aus, denn im Durchschnitt wird eine Akte nur etwa alle fünfzig Jahre benutzt.

Archivbestände bleiben noch lange analog

Die kleine Hochrechnung zeigt eindrücklich: Die Digitalisierung aller Bereiche unserer Lebens- und Arbeitswelt, der Gesellschaft und der Verwaltungen wird Lesesäle und Archivmagazine in den nächsten Jahren keineswegs überflüssig machen: Der Lesesaal der Zukunft ist ebenso wenig menschenleer, wie die heutigen Büros papierlos sind.

In den nächsten dreißig Jahren werden analoge Papierakten auch in Brandenburg weiterhin den Großteil des Archivgutes ausmachen. „Wer in der Zukunft lesen will, muss in der Vergangenheit blättern“, hat es der französische Schriftsteller und ehemalige Kulturminister André Malraux einmal formuliert. Die Menge der nicht digital vorliegenden Archivalien wird auch in Brandenburg auf absehbare Zeit noch schneller wachsen als die des digitalisierten bzw. digital entstandenen Archivgutes. Auch die rasant wachsenden technischen Möglichkeiten der digitalen Nutzung und Endgeräte werden daran nichts ändern.

Diese technischen Entwicklungen schüren aber Erwartungen, wecken Ansprüche, welche die Archive mit ihren noch lange analogen Beständen kaum werden erfüllen können.

Was möchten die Nutzer?

Welche Vorstellungen die unterschiedlichen Anspruchsgruppen der Archive vom Unterhaltsträger und den anbietungspflichtigen Stellen über die verschiedenen Benutzerkreise bis hin zu den Kooperationspartnern haben, ist bislang noch überraschend unerforscht. Trotz mancher Benutzerumfragen in den letzten Jahren ist die „Archivwissenschaft“ über die tatsächlichen Wünsche und Interessen von Benutzern insgesamt erstaunlich wenig informiert. In der täglichen Praxis der Archive zeigt sich ein so vielfältiges und buntes Bild, dass es oft schwer bis unmöglich erscheint, allen Wünschen gerecht zu werden.

Eine Abschlussarbeit am Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam hat jüngst unter dem zweideutigen Titel „Barrierefreie Archive“ (Karina Jüngert) in 30 Unterkapiteln Hindernisse und Hürden zusammengetragen, denen sich Benutzerinnen und Benutzer in deutschen Archiven derzeit gegenübergestellt sehen: Es beginnt damit, dass ein Nutzer zunächst erstmal erkennen muss, dass er für seine Fragestellung überhaupt in ein Archiv (und nicht in eine Bibliothek oder die Stadtverwaltung) gehen muss. Aber in welches Archiv? Und wo finde ich das? Viele Archive sind auf den Internetseiten ihrer Träger noch immer schwer zu finden. Und auch vor Ort ist die Ausschilderung oft unzulänglich. Unsere spärlichen Öffnungszeiten sind die nächste Hürde, dann folgen bürokratische Vorgaben wie Benutzungsordnung, Lesesaalordnung, Gebührensatzung und Benutzungsantrag. Was sind Findbücher und warum sind die so groß? Was sind Tektonik, Provenienz, Bestand, Klassifikation oder Repositur? Schutzfristen, schutzwürdige Belange nicht nur Betroffener, sondern auch Dritter und konservatorische Auflagen versperren den Weg zu den Akten. Was ist ein Mikrofilm, und wie bekomme ich ihn in das Gerät dort hinein? Warum muss ich so lange auf meine Akten warten und darf dann noch nicht einmal fotografieren oder einen Kugelschreiber benutzen? Das Ganze auch noch gegen hohe Gebühren, ohne WLAN und Pausenversorgung. Außerdem kann ich die Schrift nicht lesen, verstehe das Amtsdeutsch nicht, und keiner hat Zeit, mir die Texte abzuschreiben, zu übersetzen oder wenigstens mal vorzulesen. Ausleihen darf ich auch nichts. Und überhaupt: „Warum ist das nicht alles digitalisiert und bei Google?“

Barrierefreie Archive sähen wohl anders aus. Die Dienstleistungsqualität in den deutschen Archiven ist insgesamt sicher noch ausbaufähig. Die „Public Services Quality Group“ (PSQG) des britischen National Council on Archives hat schon vor zehn Jahren (2008) einen über fünfzig Seiten umfassenden „Standard for Access to Archives“ für alle britischen Archive veröffentlicht. Einen vergleichbaren Standard, der sogar bequeme Checklisten für die Überprüfung der Nutzungsbedingungen im eigenen Archiv anbietet, sucht man in Deutschland leider vergebens.

Die Unikalität archivalischer Quellen bedeutet ein Content-Monopol der Archive, das allerdings nie (wieder) dazu führen darf, den Zugang zu den Akten „exklusiv“ zu gestalten. Denn Archive sind nicht für Akten, sondern für Menschen da.

Es ist mithin auch eine Frage der Perspektive und vor allem der Prioritäten, die Archive in ihrer täglichen Arbeit setzen müssen: Die Beantwortung von Anfragen, die Beratung von Benutzern im Lesesaal ist ja nicht ihre einzige Aufgabe. Die Erfahrungen des Landeshauptarchivs in seinem (barrierefreien) Lesesaal am neuen Standort Potsdam-Golm haben aber gezeigt, dass sich in der Praxis viele der geschilderten kleinen Hürden (vom fehlenden WLAN bis zum Fotografieren) bei einem bewussten Wechsel der Perspektive senken oder sogar beseitigen lassen.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Grenzen der Serviceorientierung

Allerdings nicht alle: Gerade die rechtlichen Rahmenbedingungen der Benutzung engen unsere Spielräume deutlich ein. Und dieses schwierige Thema der Archivbenutzung wird mit der wachsenden Digitalisierung unserer Arbeitswelt zunehmend steiniger.

Am 25. Mai 2018 trat in der gesamten EU die „Datenschutz-Grundverordnung“ in Kraft, die auch die Arbeit der Archive in vielen Bereichen verändern könnte. Denn sie garantiert nicht nur erstmals ein „Recht auf Vergessenwerden“. Sie gewährt für personenbezogene Daten, egal ob analog oder digital, auch ein umfassendes Auskunftsrecht der betroffenen Person, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung solcher Daten sowie das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Angaben.

Archive wären verpflichtet, jedem Bürger auf Wunsch alle Personen zu nennen, denen seine personenbezogenen Daten offengelegt wurden, und ihm jede Berichtigung oder Löschung seiner personenbezogenen Daten mitzuteilen. Zudem müssten sie auf Wunsch Auskünfte über die archivierten personenbezogenen Daten sogar in elektronischer, digital übertragbarer Form bereitstellen.

Wie zahlreiche andere Bundesländer musste auch Brandenburg 2018 sein Datenschutz- und Archivgesetz anpassen und um „Derogationsformeln“ ergänzen, um diese Änderungen nicht automatisch wirksam werden zu lassen. Denn sie würden nicht nur viele Arbeitsaufgaben der öffentlichen Archive im Land in Frage stellen, sondern auch deren Arbeitsfähigkeit.

Im Zeitalter von „Datenkraken“ wie Google, Facebook und Co. können auch Archive schnell einmal in den Verdacht geraten, persönliche Daten nicht nur in großen Mengen, sondern auch zu Unrecht zu speichern. Dabei sind Archive, schaut man auf die Kassationsquoten, doch eher Institutionen des kontrollierten Vergessens, der fachlichen Bewertung und Löschung von Daten.

Und so stehen die Archive oft zwischen den Fronten eifriger Datenschützer auf der einen und der wissbegierigen Benutzer auf der anderen Seite. Sie sollen, so jüngst eine Forderung des Verbandes der deutschen Erbenermittler, möglichst überhaupt keine Akten mit Personenangaben mehr kassieren und sollen andererseits nach dem Willen vieler Landesdatenschutzbeauftragten zugleich alle persönlichen Daten von Bürgern vernichten, sobald sie für das Verwaltungshandeln der Behörden nicht mehr erforderlich sind. Ein schwieriger Spagat.

Noch kniffliger als unsere gewohnten Abwägungen und Ermessensentscheidungen bei der Verkürzung von Schutzfristen oder der Erteilung von Benutzungsauflagen gestaltet sich derzeit der Umgang mit den Tücken und Winkeln des Urheberrechts, zumal es in den letzten Jahren mit Zunahme der digitalen Ton-, Bild- und Textwerke mehrfach Reformen und Veränderungen unterworfen war.

Besonders die digitale Bereitstellung oder auch nur das elektronische Verarbeiten von urheberrechtlich geschützten Fotos, Filmen, Bauplänen, Plakaten oder Zeitungsartikeln birgt viele Stolperfallen. Schon wenn man die Kopie aus einem Buch der Dienstbibliothek einem Nutzer nicht in die Hand drückt, sondern per Mail zusendet, droht eine Anzeige.

Servicedenken stößt mithin auch an rechtliche Grenzen. Und es ist daher nicht verwunderlich, wenn viele Archive im Umgang mit Fotografier-Erlaubnissen, Reproduktionen und Scans für die Online-Präsentation eher zu restriktiv sind. Oft trifft uns dann aber wieder der (berechtigte) Vorwurf, den Open-Access-Gedanken oder die Informationsfreiheitsgesetzgebung auszuhöhlen oder durch Wasserzeichen auf unseren Online-Digitalisaten, Eigentums- und Copyrightvermerken willkürliche Schranken aufzubauen, die das Urheberrecht gar nicht vorsieht.

Suchen kann jeder, beim Finden braucht man Hilfe

Selbst wenn es in den nächsten Jahrzehnten gelingen sollte, alles Archivgut zu scannen, aufwendig zu erschließen, automatisiert zu transkribieren und damit erfolgreich durchsuchbar zu machen, würden die Archive die Erwartungen und Ansprüche vieler Nutzer dennoch wohl enttäuschen müssen. Denn was sie liefern könnten, wären weiterhin nur „Rohdaten“. Und so wenig, wie man auf seiner Wetter-App vierhundert Sattelitenbilder angezeigt bekommen möchte, sondern das Wetter von Morgen, möchten die Archivbenutzer von Morgen vierhundert Aktenseiten oder lange Trefferlisten einer Datenbank durchlesen müssen. Gesucht werden Informationen, nicht Signaturen. Am besten klare Antworten auf einfache Fragen, wie sie Google, Siri, Alexa und Co. liefern: „Ok, Archiv: Woher stammt mein Urgroßvater?“

Archivbenutzung heißt daher auch im Digitalen Zeitalter vor allem Beratung der Benutzer bei der Recherche und Auswertung des Archivgutes. Und mit der Menge der online verfügbaren Findhilfsmittel und Digitalisate wird dieser Bedarf an „dialoger digitaler Nutzerberatung“ (Marion Baschin) sogar eher noch wachsen: Ansonsten finden Benutzer in den Archiv-Datenbanken nämlich nur die Begriffe, die sie eingegeben haben, aber nicht die Informationen, die sie suchen.

Wenn schon in den analogen Lesesälen die Benutzerberatung einen großen Anteil einnimmt, kann niemand erwarten, dass sich dies in einem „virtuellen Lesesaal“ ändern wird. Im Gegenteil: Der Lesesaal Internet bringt kein personelles Einsparpotential, sondern erwartet noch mehr Beratung und vor allem noch schnellere Antworten – rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche, über WhatsApp, Twitter, Chats und Soziale Netzwerke natürlich noch schneller als per Post, Fax oder E-Mail. Mehr Aufwand und mehr Personal also – dies dürfte vielleicht das Gegenteil dessen sein, was die meisten Unterhaltsträger von einer Digitalisierung oder gar Virtualisierung ihrer Archive erwarten.

Archivarbeit „on demand“

Die Archivbenutzung, so kann man wohl zusammenfassen, wird sich in den nächsten Jahren rasant verändern. Die großartigen technischen Möglichkeiten eröffnen den Archiven neue Perspektiven fernab von Magazin und Lesesaal. Doch das Tempo dieser Transformation ist hoch, und ihre Erwartungen sind anspruchsvoll.

Genutzt wird zunehmend wohl nur noch, was digital und online verfügbar ist. Aber umgekehrt wird die Nutzung auch die Digitalisierung von Quellen steuern. Angesichts der geschilderten finanziellen Grenzen der Digitalisierung wird sich in den Archiven mittelfristig anstelle einer Digitalisierung ganzer Bestände wohl eher eine Digitalisierung einzelner Archivalien „on demand“ etablieren. Das heißt: Erst und nur bei konkreten Benutzungswünschen oder Projektanfragen werden dafür gezielt die tatsächlich nachgefragten Einzelstücke, Aktenserien oder Teilbestände digitalisiert und im Netz zur Verfügung stellt. Mehr werden die Archive in Deutschland und ihre Unterhaltsträger auf Dauer nicht finanzieren können.

Die gleichen Steuerungsprozesse werden sich künftig wohl auch für die Bestandserhaltung von Archivgut durchsetzen müssen, denn auch dort genügen die verfügbaren Haushaltsmittel schon lange nicht mehr für eine dauerhafte Erhaltung aller Bestände, die zu großen Teilen vom säurebedingten Papierzerfall bedroht sind.

Und vermutlich dürfte sich in den nächsten Jahren angesichts wachsender Rückstände auch eine „Erschließung on demand“ in der archivischen Praxis weiter etablieren, die nur für tatsächlich benutzte und nachgefragte Bestände und Aktengruppen eine vertiefte Verzeichnung anbietet. Ob sich daneben oder stattdessen auch eine Definition von „Leitbeständen“ (Bundesarchiv) als archivarisch getriebene Strategie behaupten kann, bleibt abzuwarten.

Nutzergesteuerte Überlieferungsbildung

Nicht alles wird tiefer erschlossen, nicht alles wird digitalisiert und nicht alles wird erhalten werden können. Nimmt man diese drei Entwicklungen zusammen, ergibt sich allerdings mittelfristig eine in der Wirkung völlig neue Form der Überlieferungsbildung: Nur noch die tatsächlich nachgefragte Akte wird digitalisiert oder im Original erhalten werden können. Die verfügbaren Haushaltsmittel werden vollständig in die Digitalisierung dieser Archivalien fließen bzw. in deren technische, konservatorische und restauratorische Aufbereitung sowie die dauerhafte Speicherung der Images.

Und der Rest des Archivgutes in den Magazinen? Die noch nicht genutzten Akten? Was nicht genutzt wird, wird langfristig wohl nicht mehr erhalten werden können, weil schlicht die Haushaltsmittel fehlen. Es wird auch nicht digital bereitgestellt werden können und hat damit auch in der Zukunft geringere Nutzungs-Chancen, die durch eine zunehmend flachere Erschließung für nicht genutzte Bestände noch reduziert werden. Ein zirkulärer Prozess, der Findbarkeit, Online-Verfügbarkeit, Benutzung und Erhaltung am Ende auf eine kleine Auslese von Archivgut beschränken könnte.

Die Benutzung wird damit nicht nur zum Gradmesser der digitalen Transformation für die Archive werden. Sie könnte auch zum entscheidenden Prioritätskriterium, faktisch zu einer zweiten Bewertung für die künftige Auswahl von Archivalien und Beständen werden, wenn es um ihre dauerhafte Erhaltung und digitale Bereitstellung geht.

Das Revolutionäre an dieser neuen Form der Überlieferungsbildung ist allerdings, dass sie nicht mehr archivar-, sondern nutzergesteuert ist. Vergleichbar etwa dem Patron-Driven Acquisition (PDA), das Bibliotheken schon seit einigen Jahren für die Medienbeschaffung erproben. Für das Selbstverständnis der Archive bedeuten diese schleichenden, aber durch die rasante digitale Transformation beschleunigten Steuerungsprozesse durch die Benutzung eine große fachliche Herausforderung.

Zusammenfassung

Der Erfolg eines Archivs ist sicher nicht nur an Kennzahlen allein zu messen. Betriebswirtschaftliche Kriterien sind immer um eine archivfachliche Gegenrechnung zu ergänzen. Der Maßstab für ein erfolgreiches Archiv kann nur ein archivfachlicher sein, auch wenn die Archive selbst dafür bislang noch keine abgestimmten Maßstäbe und Kriterien entwickeln und anbieten konnten.

Die Benutzung des übernommenen, verwahrten und erschlossenen Archivgutes bildet heute im Selbstverständnis der deutschen Archive geradezu das Ziel und den Zweck allen archivarischen Handelns, sie ist gleichsam der Sinn des Archivs. Und eine hohe Nutzung gilt weithin als Ausweis erfolgreicher archivarischer Arbeit.

Das ist so selbstverständlich geworden, dass wir mitunter vergessen, dass dieses Leitbild noch relativ jung und keineswegs allgemeingültig ist: Archive haben sich (auch in Deutschland) erst in den letzten Jahrzehnten von bestandsorientierten zu nutzungsorientierten Einrichtungen entwickelt. Die freie und offene Nutzung von Archiven ist ein ethisches, ein politisches Ziel, aber weltweit betrachtet natürlich auch gegenwärtig keineswegs selbstverständlich.

Die deutschen Archive unterbreiten ihren Benutzern heute eine große Vielfalt von Angeboten. Die benutzbaren Bestände wachsen von Jahr zu Jahr um mehrere Dutzend Kilometer. Und doch nimmt die Zahl der Lesesaalbenutzer in den letzten 15 Jahren stetig ab: In den deutschen Staats- und Landesarchiven ging sie gemessen an den Benutzertagen von 2002 bis 2017 um knapp 15 Prozent zurück, Tendenz weiter fallend.

Das mag auf den ersten Blick überraschen. Aber vielleicht spiegeln diese Zahlen bereits eine Trendwende in der archivischen Nutzung, denn Ziel der Archivbenutzung heute ist es nicht mehr nur, die Benutzung in den Lesesälen zu steigern. Archivbenutzung im Digitalen Zeitalter heißt vielmehr: Benutzung von jedem Ort zu jeder Zeit. Nicht mehr die Menschen sollen zu den Akten kommen, sondern die Akten zu den Menschen.

Die Archivbenutzung wird sich im Zuge des digitalen Wandels in den nächsten Jahren erheblich verändern. Sie könnte geradezu zu einem Gradmesser werden, in welchem Maße sich die Archive „erfolgreich“ an die Herausforderungen der digitalen Transformation anzupassen vermögen.

Literatur

Marion Baschin, „Online-Sprechstunde“. Möglichkeiten dialoger digitaler Nutzerberatung am Beispiel des Landesarchivs Baden-Württemberg. Transferarbeit im Rahmen der Laufbahnprüfung für den höheren Archivdienst an der Archivschule Marburg, 2018. Text unter: https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/63601/Transferarbeit2018_Baschin.pdf, 31.1.2019.

Bastian Gillner, Offene Archive: Archive, Nutzer und Technologie im Miteinander, in: Archivar 71 (2018), H. 1, S. 13-21.

Mario Glauert, Archivmanagement. Schwierige Antworten auf einfache Fragen, in: Birgit Rehse/Irina Schwab (Hg.), Archivmanagement. Ressourcen nutzen, Potentiale erkennen (Wissenschaftsarchive 2014), Leipzig 2015, S. 29-43.

Andrea Hänger/Michael Hollmann, Das Bundesarchiv im digitalen Wandel, in: Forum – Das Fachmagazin des Bundesarchivs, Ausgabe 2018. Text unter: http://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Publikationen/Forum/forum-2018.pdf?__blob=publicationFile, 31.1.2019.

Karina Jüngert, Barrierefreie Archive. Welche Hürden muss die breite Öffentlichkeit bei der Archivnutzung überwinden? Bachelorarbeit zur Erlangung des akademischen Grades Bachelor of Arts (B.A.). Fachhochschule Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaften, Studiengang Archiv, 2018 (unveröffentlicht).

David Mander u.a., A Standard for Access for Archives (2008), in: ARA. Archives & Records Association UK & Ireland – Publications – Other Useful Publications, http://www.archives.org.uk/images/documents/access_standard_2008.pdf, 31.1.2019.

Meinhard Motzko, Standardisierung und Zertifizierung von Aufgaben und Leistungen in Archiven, in: Mario Glauert/Hartwig Walberg (Hg.), Archivmanagement in der Praxis, Potsdam 2011, S. 57-67.

Marcus Stumpf, Unzulänglich zugänglich? Der Zugang zum Archivgut in Deutschland nach der digitalen Wende, in: Frank Bischoff (Hrsg.), Der Vergangenheit verpflichtet, die Zukunft im Blick. Kolloquium des Landesarchivs Nordrhein-Westfalens anlässlich der Verabschiedung von Prof. Dr. Wilfried Reininghaus, Neustadt an der Aisch 2015, S. 65-78.

Der hier zum Nachlesen veröffentlichte Beitrag wurde im Juni 2019 in der Festgabe des Brandenburgischen Landeshauptarchivs „Arbeiten für das Gedächtnis des Landes“ veröffentlicht.