Hinweise des BLHA für die Anbietung auszusondernder Unterlagen und Übergabe von Archivgut

Unterlagen sind auszusondern, wenn sie für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und ihre Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese Unterlagen werden dem BLHA angeboten, welches über die Archivwürdigkeit entscheidet. Die Behörden übergeben archivwürdige Unterlagen dem
BLHA, nicht für archivwürdig befundene Unterlagen können vernichtet werden. Das Verfahren der Aussonderung und Anbietung der Unterlagen wird im Rahmen der Schriftgutverwaltung der Landesbehörden geregelt.

Nachfolgende Hinweise sind dazu bestimmt, anbietungspflichtige Behörden ohne derartige eigene Vorschriften über Anforderungen im Zusammenhang mit der Anbietung und Übergabe zu informieren. Mit der Veröffentlichung verbindet das BLHA die Bitte um Beachtung bei der Aussonderung von Schriftgut in Papierform.

1. Aussonderungsverzeichnis

Das Muster eines allgemeinen Aussonderungsverzeichnisses liegt in Anlage 1 b vor. Das Aussonderungsverzeichnis ist nach Möglichkeit elektronisch unter Verwendung bereits gespeicherter Angaben zu erstellen und in Papierform in zwei Exemplaren auszufertigen. Eingetragen werden:

  • Laufende Nummer: Die mit 1 beginnende laufende Nummer wird für jede Akte
    (Aufbewahrungseinheit) vergeben. Mehrere Vorgänge in einer Akte werden nicht einzeln nummeriert.
  • Archivnummer: Diese Spalte des Aussonderungsverzeichnisses ist für die
    Nummerierung der archivwürdigen abzugebenden Unterlagen vorgesehen. Im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Archivwürdigkeit der Unterlagen regelt das BLHA mit der abgebenden Behörde die Vergabe der Archivnummern.
  • Aktenzeichen: Es wird das nach Aktenplan vergebene Aktenzeichen
    aufgeführt.
  • Aktentitel (Inhaltsangabe): Diese Spalte ist für den Aktentitel der nach einem Aktenplan gebildeten Sachakten bzw. Angaben zum Inhalt der Akten,
    vorgesehen. Wenn erforderlich, kann der Aktentitel durch zusätzliche Bemerkungen erläutert werden.
  • Band-Nr.: Gehören zu einem Aktentitel mehrere Akten (Bände), erhalten
    diese zur Kennzeichnung des Zusammenhangs durchlaufende Bandnummern. Liegt zu einem Aktentitel nur eine Akte vor, wird keine Bandnummer vergeben.
  • Zeitraum von – bis: Der zeitliche Umfang der Akte wird durch das Anfangsdatum des ältesten und das Schlussdatum des jüngsten Schriftstückes angegeben.
  • Bemerkungen: In dieser Spalte können Ergänzungen und Hinweise zu den
    Angaben in den vorhergehenden Spalten vermerkt werden.

Nach Vorlage der Aussonderungsverzeichnisse entscheidet das BLHA gemäß § 5 BbgArchivG über die Archivwürdigkeit der Unterlagen und reicht ein Exemplar mit der Bewertungsentscheidung zurück. Daraus fertigt die Behörde das als Übergabenachweis dienende Abgabeverzeichnis und übergibt es dem BLHA in elektronischer Form und in Papierform zusammen mit dem Archivgut. Die Behörde erhält nach der Eingangsrevision eine Empfangsbestätigung.

2. Übergabevorbereitung

Die Behörde ordnet die archivwürdigen Unterlagen in der Reihenfolge des Abgabeverzeichnisses. Metallteile an Heftern sowie Metallte ile in den Unterlagen sind zu entfernen. In Stehordnern abgeheftete Unterlagen werden entnommen und mit einem Einband für die liegende Aufbewahrung versehen. Sie können in Mappen eingelegt oder mit Deckblättern und einer Kreuzverschnürung versehen werden. Die Mappen bzw. die oberen Deckblätter sind nach dem Muster in Anlage 1 c zu beschriften. Die Akten sollten in der Regel nicht stärker als 5 – 6 cm sein. Wird das Maß überschritten, ist die Akte zu teilen. Dabei ist darauf zu achten, dass zusammenhängende Vorgänge nicht getrennt werden. Jede neu gebildete Akte erhält eine fortlaufende Nummer.

3. Transport

Archivgut der Landesbehörden wird im BLHA, Am Mühlenberg 3,
14476 Potsdam, OT Golm aufbewahrt. Für den Transport zum vorgesehenen Aufbewahrungsort ist die abliefernde Behörde verantwortlich. Zur Vorbereitung auf den Transport werden die einzelnen Akten in der Reihenfolge ihrer Nummerierung gebündelt oder verpackt. Die Bündel oder Kartons werden ebenfalls nummeriert und aufgelistet. Bei kleineren Übergabemengen kann auf die Auflistung verzichtet werden.