Aufgaben

Erfassung, Bewertung und Übernahme

Alle Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes Brandenburg sind verpflichtet, ihre Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem BLHA unverändert anzubieten und zu übergeben (§ 4 BbgArchivG). Die Archivare entscheiden dann durch ihre Bewertung darüber, welche Unterlagen dauernd aufzubewahren sind und welche der Vernichtung zugeführt werden (§ 5 Abs. 1 BbgArchivG). Aus der Fülle des angebotenen Materials kann im Allgemeinen nur ein kleiner Teil wegen seiner rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart als Archivgut ausgewählt werden. Systematisch wird auf diese Weise der Bestand des BLHA ausgebaut.

Erschließung und Ordnung

Nachdem die Unterlagen aus den Behörden in das BLHA gelangt sind, beginnen Verzeichnungs- und Ordnungsarbeiten. Jede einzelne archivalische Einheit, z. B. eine Urkunde, eine Akte oder eine Karte, wird durch die Beschreibung ihres wesentlichen Inhaltes, die sich in dem Grad ihrer Ausführlichkeit und mit ihren Detailangaben nach der historischen Bedeutung und nach der Überlieferungsgattung richtet, erfasst, und alle archivalischen Einheiten werden entsprechend ihren Entstehungsumständen und nach sachlichen Zusammenhängen in Archivbeständen übersichtlich angeordnet. Um die Herkunft des Archivgutes aus den Registraturen von Behörden, Institutionen oder Personen erkennbar zu halten, wird es in Provenienzen (Herkunftsbestände) gegliedert. Im Ergebnis dieser Arbeiten entstehen Register, Findkarteien, Bestandsübersichten, Findbücher sowie sachthematische Inventare. Nutzerfreundliche Findhilfsmittel, die zunehmend elektronisch erstellt werden, ermöglichen so die zielgerichtete Suche nach den vorhandenen archivalischen Quellen über die zu erforschenden Themen.

Verwahrung und Sicherung

Das BLHA hat die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des unersetzlichen Archivguts zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen (§ 6 Abs. 3 BbgArchivG) .
Historische Unterlagen haben im Laufe der Jahrhunderte unter vielfältigen Beeinträchtigungen wie etwa Kriegen, Überschwemmungen, Bränden, Mäuse- und Insektenfraß gelitten. Viele Schäden entstanden erst in den letzten Jahrzehnten durch die stark gestiegene Benutzung. Dem Zerfall der seit dem 19. Jahrhundert verwendeten Papiere mit ihren zu hohen Anteilen an saurer Leimung und Holzschliff Einhalt zu gebieten, ist die Herausforderung der Gegenwart, der sich das BLHA stellen muss.
Zur Vermeidung neuer Schäden schenken die Archivare vorbeugenden Konservierungsmaßnahmen immer stärker ihre Aufmerksamkeit. Bestandserhaltung umfasst neben der Restaurierung auch die sachgerechte Lagerung, Verpackung und den pfleglichen Umgang mit dem Archivgut. Die kontinuierliche Verfilmung vom Verfall bedrohter Archivalien schont dann die Akten, wenn in der Benutzung weitgehend auf die Vorlage der Originale verzichtet wird. Wie in anderen deutschen Archiven auch, werden zukünftig im BLHA den Benutzern mehr und mehr Reproduktionen zur Einsichtnahme vorgelegt. Dafür schafft das Archiv die technischen Voraussetzungen.
Die dauerhafte Sicherung der Informationen, die auch oder nur auf modernen elektronischen Datenträgern gespeichert sind, und ihre Bereitstellung für die Benutzung zählen zu den zentralen Aufgaben, die sich aus dem gegenwärtigen Umbruch in den Büro- und Verwaltungstechniken ergeben. Konservierung, Restaurierung und neue Informationstechniken sind sehr kostspielige Faktoren der Archivierung, ohne die aber der Erhalt unseres kulturellen Erbes, unseres historischen Langzeitgedächtnisses nicht gewährleistet ist.

Auswertung

Nach § 3 Abs. 4 BbgArchivG wirkt das BLHA an der Auswertung des von ihm verwahrten Archivgutes sowie an der Erforschung und Vermittlung insbesondere der brandenburgischen und deutschen, der Heimat- und Ortsgeschichte mit und leistet dazu eigene Beiträge.
Eine Hauptaufgabe der Archivare besteht in der Auskunftstätigkeit für die öffentliche Verwaltung sowie alle Bürger. Noch immer spielen die Anfragen zur Klärung von offenen Vermögensfragen eine große Rolle. Dazu suchen die Mitarbeiter beispielsweise die gewünschten Auszüge aus den geschlossenen Grundbüchern und Grundakten heraus, damit auf der Grundlage der bereitgestellten Dokumente Entscheidungen über die ungeklärten Eigentumsverhältnisse gefällt werden können und somit für Investitionen der Weg bereitet wird. Zur Wiedergutmachung von NS- und SED-Unrecht sind Schriftstücke aus vielen Archivbeständen zwischen 1933 und 1990 heranzuziehen. Ein verwaltungsbedingter zweiter Arbeitsschwerpunkt liegt in der Beantwortung sozialer Anfragen, vor allem nach Gehaltsbescheinigungen und Beschäftigungsnachweisen. Wissenschaftliche Anfragen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte beanspruchen ebenfalls die Mitarbeiter, die durch ihre Hinweise auf die einschlägigen aussagekräftigen Archivbestände die Forschungsarbeit vorbereiten und erleichtern.
Auf dem Gebiet der Kommunalheraldik hat das BLHA durch die Verordnung über kommunale Hoheitszeichen vom 6. September 2000 (GVBl. II S. 339) die Aufgabe des fachkundigen Gutachters inne.
Die Ergebnisse von archiv- und geschichtswissenschaftlichen Forschungen, die vor allem unter Auswertung seiner Bestände zu Themen der brandenburgischen Landesgeschichte entstanden sind, veröffentlicht das BLHA mittlerweile in drei Publikationsreihen des Brandenburgischen Landeshauptarchivs. Darüber hinaus legt es Begleitpublikationen zu Ausstellungen vor und gibt gemeinsam mit dem Landesverband Brandenburg im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. das jährlich erscheinende Informationsblatt „Brandenburgische Archive – Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg“ heraus.
Das BLHA pflegt die Zusammenarbeit mit den landesgeschichtlichen Forschungsgremien und allen an der brandenburgischen Landesgeschichte interessierten wissenschaftlichen Einrichtungen. Es berät Museen in der Auswahl von Exponaten für regionale und überregionale Ausstellungen. Im Rahmen der historisch-politischen Bildungsarbeit informiert es die interessierte Öffentlichkeit in Ausstellungen, Vorträgen, Führungen und Seminaren sowie durch die Mitarbeit in Presse und Fachzeitschriften über seine Aufgaben, seine Quellen und deren Auswertungsmöglichkeiten.

Behördenberatung

Nach § 3 Abs. 2 BbgArchivG berät das BLHA die anbietungspflichtigen Stellen des Landes bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen. Die Beratung umfasst die Schriftgutverwaltung in der Behörde, die Erarbeitung und ggf. Begutachtung von Registraturhilfsmitteln (Registraturordnungen, Aktenplänen) und dient der Vorbereitung der durch die Behörde zu tätigenden Aussonderungen.
(Behördenberatung)

Archiv- und Bibliotheksberatung

Gemäß § 14 Abs. 5 BbgArchivG nimmt das BLHA Aufgaben der Archivberatung wahr. Es berät und unterstützt Archive von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, von kommunalen Stellen sowie von natürlichen und juristischen Personen des Privatrechts. Das BLHA ist an der Vorbereitung der jährlich stattfindenden, vom Landesverband Brandenburg im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. veranstalteten Brandenburgischen Archivtage beteiligt, die der Weiterbildung und dem Erfahrungsaustausch dienen.

Aus- und Fortbildung

In Zusammenarbeit mit dem Landesverband Brandenburg im VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. bietet die Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken Brandenburg regelmäßig Lehrgänge zur archivischen Fortbildung an. Gemeinsam mit dem Bildungszentrum der Industrie- und Handelskammer Cottbus wird eine berufsbegleitende Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv durchgeführt. In Praktika im BLHA können etwa angehende Archivare der Fachhochschule Potsdam, Auszubildende im Beruf Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste und andere Interessenten am Archivarsberuf, wie z. B. Geschichtsstudenten, die verschiedenen Arbeitsaufgaben eines Archivs kennen lernen.